Rozliczenie podatku VAT nie jest sprawą łatwą dla bardzo wielu podatników. Ustalenie momentów czy można i kiedy dokonać odliczenia podatku VAT z dokumentów potwierdzających zakup jest bardzo ważne w aspekcie prawidłowości ustalenia zobowiązania lub nadwyżki VAT. Dlatego też, podatnik powinien znać kilka podstawowych zasad, którymi rządzi się rozliczenie i odliczenie podatku VAT.
Co to jest podatek VAT?
Podatek VAT jest podatkiem pośrednim, występującym przy sprzedaży jak i przy zakupie towarów i usług. Sprzedawca ustala cenę towaru lub usługi, dolicza do tego swoją marżę a na końcu dolicza odpowiednią kwotę podatku VAT (tzn. według właściwej stawki). Łatwo, zatem zaobserwować, że podatek VAT funkcjonuje wyłącznie wokół kupujących i sprzedających.
Kto uczestniczy w rozliczeniu podatku VAT
Podmiotami zobowiązanymi do wykazania i rozliczenia podatku VAT są przede wszystkim podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, którzy są zarejestrowani, jako podatnicy VAT, czyli czynni podatnicy VAT.
Istnieją także wyjątki, gdy podatnik prowadzący działalność gospodarczą niebędący podatnikiem VAT jest zobowiązany do wykazania, rozliczenia i zapłaty podatku VAT do urzędu skarbowego. Do takich należą m.in. przypadki, gdy podatnik zwolniony z VAT (ze względu na nieprzekroczenie rocznego limitu sprzedaży 200.000zł):
- zakupi usługę lub towar od unijnego kontrahenta,
- nabędzie towar w ramach importu towaru (spoza Unii),
- ewentualne inne przypadki.
Czasami podatnikiem VAT może nawet być osoba prywatna nieprowadząca działalności gospodarczej, ale wykonująca czynności do niej zbliżone. W takiej sytuacji ma ona obowiązek zarówno rejestracji, jako podatnik VAT jak i rozliczenia tego podatku.
Jak funkcjonuje podatek VAT w praktyce
Pierwszą podstawową kwestią wymagającą wyjaśnienia, jest to, że:
- podatek VAT wynikający z faktur sprzedaży stanowi podatek VAT należny a więc do zapłaty,
- podatek VAT wynikający z faktur zakupu stanowi podatek VAT naliczony, czyli albo do zwrotu dla podatnika albo do odjęcia od podatku należnego.
Zgodnie z ogólną zasadą zawartą w ustawie o VAT pierwszy moment wystąpienia podatku VAT należnego wystąpi w dniu:
- wykonania całości lub części usługi,
- sprzedaży towarów,
- otrzymania zaliczki,
- niekiedy wystawienia faktury.
Przykład 1
Czynny podatnik VAT wystawił fakturę sprzedaży na wykonaną usługę. Dzień wykonania usługi i wystawienia faktury to 20.05.2019r. Faktura opiewa na 10.000zł netto, do tej wartości sprzedawca doliczył podatek VAT według stawki 23% a całkowita wartość usługi wraz z podatkiem VAT wyniosła 12.300zł brutto. Odbiorcą usługi jest firma, będąca czynnym podatnikiem VAT.
W tej sytuacji podatnik sprzedawca wykaże w rejestrze VAT sprzedaży, JPK_VAT i deklaracji VAT rozliczenie podatku należnego:
- podstawę opodatkowania VAT – transakcje krajowe – 10.000zł,
- podatek VAT należny 2.300zł.
Z kolei nabywca będzie miał obowiązek ująć powyższą fakturę w swoich rejestrach, czyli w rejestrze VAT nabycia, JPK_VAT i deklaracji VAT, jako rozliczenie podatku naliczonego:
- w wartości netto 10.000zł,
- w wartości podatku VAT naliczonego 2.300zł.
Powyższy
przykład pokazuje jak funkcjonuje w praktyce rozliczenie podatku VAT
przez obie strony.
Powstaje natomiast pytanie, kiedy i w jaki
sposób nabywca może i ma prawo dokonywać odliczenia podatku VAT z
dokumentu potwierdzającego dany zakup.
Przykład 2
Czynny podatnik VAT wystawił w miesiącu
05/2019r. fakturę sprzedaży towaru. Dzień sprzedaży i wystawienia
faktury to 13.05.2019r. Faktura opiewa na 1.000zł netto, 230zł VAT
według stawki 23% oraz 1.230zł wartość brutto. Dodatkowo w
05/2019r. zakupił towar i otrzymał fakturę nabycia z dnia
24.05.2019r. na kwotę 1.500zł netto, 345zł VAT, 1.845zł
brutto.
Rozliczenie podatku VAT u powyższego podatnika będzie
wyglądało następująco:
VAT NALEŻNY ZA DANY OKRES (MC) – VAT NALICZONY ZA DANY OKRES (MC) =
VAT DO ZAPŁATY ALBO DO ZWROTU (LUB PRZENIESIENIA NA KOLEJNY OKRES)
Zatem podatek VAT będzie wynosił:
230zł – 345zł = -115zł
W powyższym przypadku podatnik dokonał
odliczenia VAT naliczonego 345zł wynikającego z faktury zakupu od
kwoty 230zł VAT należnego wynikającego z wystawionej faktury
sprzedaży.
Po odliczeniu wystąpił podatek VAT do zwrotu albo
do przeniesienia na kolejny okres rozliczeniowy (w zależności, co
zadecyduje podatnik w deklaracji VAT za 05/2019r.).
Analizując powyższy przykład należy przytoczyć kilka podstawowych zasad, dzięki którym podatnik od razu będzie wiedział czy za dany miesiąc wyjdzie VAT do zapłaty czy może do zwrotu albo przeniesienia.
Jeżeli za dany miesiąc lub kwartał rozliczeniowy:
- SUMA VAT NALEŻNEGO > SUMA VAT NALICZONEGO = VAT DO ZAPŁATY,
- SUMA VAT NALEŻNEGO < SUMA VAT NALICZONEGO = ZWROT VAT (LUB DO PRZENIESIENIA NA NASTĘPNY OKRES ROZLICZENIOWY)
Prawo do odliczenia podatku VAT z faktur zakupu
Prawo do odliczenia podatku VAT z dokumentów nabycia przypada wyłącznie kupującemu, który jest czynnym podatnikiem VAT a więc zarejestrowanym VAT-owcem. Podatnik zwolniony z VAT tego prawa nie posiada.
Ponadto nawet podatnicy VAT nie mogą w każdej sytuacji odliczyć podatku VAT z dokumentów zakupu, jeżeli:
- dokonają tego po terminie (wyjątkiem jest korekta rozliczeń VAT wstecz),
- VAT z faktury zakupu dotyczy wydatków przeznaczonych na sprzedaż zwolnioną z VAT,
- nie przysługuje im prawo do odliczenia części podatku VAT z faktury np. z tytułu kosztów eksploatacyjnych użytkowania samochodu osobowego w firmie,
- dokonane przez nich zakupy służą celom prywatnym,
- inne przypadki.
Najczęściej podatek VAT naliczony (do odliczenia) wystąpi, gdy kupujący, będący podatnikiem VAT dokona:
- zakupu towarów lub usług od polskich kontrahentów,
- zakupu towarów lub usług od kontrahentów z Unii Europejskiej,
- importu towarów od kontrahentów spoza Unii,
- nabycia towarów lub usług, gdzie kupujący jest zobowiązany do rozliczenia podatku np. zakup – odwrotne obciążenie,
- korekty istniejącego rozliczenia podatku VAT za przeszły okres,
- korekty VAT od zakupu środka trwałego przy jego sprzedaży (w niektórych przypadkach),
- nabycia na podstawie faktur VAT RR,
- inne.
Zasady odliczenia podatku VAT naliczonego
Każdy czynny podatnik VAT prowadzący działalność gospodarczą nabywając towary i usługi powinien znać podstawowe zasady regulujące sposób i okres w rozliczeniu, którego podatnik będzie miał możliwość odliczenia podatku VAT.
Podatnik musi dysponować dokumentem
Podstawowa zasada to dysponowanie dokumentem (fakturą, dokumentem celnym, innym) na podstawie, którego podatnik chce odliczyć podatek VAT. Podatnik musi dysponować dokumentem czy to w formie papierowej czy to w formie elektronicznej. Dopuszczalne też jest odliczenie podatku VAT z dokumentu w postaci skanu oryginału jednakże w tej sytuacji dobrze, aby podatnik w późniejszym czasie dysponował oryginałem dokumentu (np. na potrzeby ewentualnej kontroli skarbowej czy czynności sprawdzających np. z uwagi na zwrot VAT).
Przykładowo, jeżeli podatnik otrzyma fakturę z datą wystawienia 24.05.2019r. w okresie 06/2019r. to nie będzie mógł odliczyć podatku VAT z tej faktury w rozliczeniu za okres 05/2019r. tylko dokonując rozliczenia VAT za 06/2019r.
Zakupy przeznaczone na sprzedaż opodatkowaną
Druga podstawowa zasada to przeznaczenie przez podatnika nabywcę zakupów wynikających z otrzymanej faktury nabycia na sprzedaż opodatkowaną. Oznacza to, że jeżeli podatnik prowadzi np. sprzedaż ubezpieczeń (działalność zwolniona z VAT) oraz artykułów biurowych (sprzedaż opodatkowana VAT) to VAT od wszelkich zakupów dotyczących sprzedaży ubezpieczeń nie będzie podlegał odliczeniu.
Inny przykład to czynny podatnik VAT, który prowadzi kiosk z prasą a dodatkowo kantor wywiany walut. Faktury zakupu towarów lub usług dokumentujące wydatki na kantor a dokładniej VAT naliczony z tych faktur nie będzie podlegał odliczeniu.
Z kolei od faktur dokumentujących wydatki przeznaczone częściowo na sprzedaż opodatkowaną a częściowo na zwolnioną z VAT (tzw. sprzedaż mieszana) podatnik odliczy tylko część podatku VAT, obliczoną na podstawie współczynnika.
Współczynnik ten oblicza się, jako iloraz za ubiegły rok:
- łącznej sprzedaży opodatkowanej przez
- łączną sprzedaż (opodatkowaną i zwolnioną).
Termin odliczenia podatku VAT to tylko 2 miesiące
Prawodawca nie pozostawił zbyt dużo czasu podatnikom na odliczenie podatku VAT. Art. 86 ust. 10 ustawy o VAT mówi o tym, że nabywca ma prawo odliczyć podatek VAT z dokumentu potwierdzającego nabycie towarów lub usług nie wcześniej niż rozliczając okres (miesiąc), w którym sprzedawca:
- sprzedał towar lub wykonał usługę,
- otrzymał zaliczkę,
- wystawił fakturę (w niektórych przypadkach).
Kolejnym ograniczeniem możliwości odliczenia podatku VAT jest okres 2 miesięcy (2 kwartałów w przypadku podatników rozliczających VAT kwartalnie) wobec podatników, którzy we wcześniej wymienionym okresie nie odliczyli podatku VAT z dokonanych zakupów.
Jeżeli podatnik nie odliczył podatku VAT za okres, w którym sprzedawca sprzedał towar lub usługę, otrzymał zaliczkę czy w szczególnych przypadkach wystawił fakturę, wówczas może to zrobić w kolejnych 2 miesiącach (2 kwartałach).
Kolejne 2 miesiące oznaczają, że jeżeli podatnik nabywca otrzymał towar w okresie 04/2019r. to, jeżeli w tym miesiącu nie odliczył podatku VAT, to może tego dokonać jeszcze tylko w miesiącu 05/2019r. albo w 06/2019r.. Jeżeli tego nie zrobi, wówczas podatek VAT naliczony przepadnie.
Ratunkiem w ostatniej sytuacji okaże się jednak korekta VAT okresu 04/2019r. albo 05/2019r. lub 06/2019r. Wybór okresu korekty zależy od tego, kiedy podatnik chce dokonać odliczenia od zakupów dokonanych w 04/2019r.
Przykład 3
Czynny podatnik VAT wystawił fakturę sprzedaży na sprzedany towar. Dzień sprzedaży i wystawienia faktury to 20.05.2019r. Faktura opiewa na 5.000zł netto, 1.150zł VAT. Odbiorcą towaru jest firma, będąca czynnym podatnikiem VAT.
Nabywca może wykazać w rejestrze VAT sprzedaży, JPK_VAT i deklaracji VAT kwotę netto 5.000zł oraz podatek VAT naliczony do odliczenia w:
- miesiącu 05/2019r. a jeżeli tego nie zrobi to,
- w miesiącu 06/2019r.albo 07/2019r.
W pierwszej części publikacji wyszczególniono kilka podstawowych zasad, którymi powinien kierować się podatnik rozliczający podatek VAT a w szczególności dokonujący odliczenia podatku VAT naliczonego. W kolejnych częściach znajdą się dalsze praktyczne przypadki sytuacyjne, pokazujące jak postąpić, aby mieć możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego.