Opublikowano: 2022-08-12
W poprzednich publikacjach zostały przedstawione zasady rozliczenia kosztów podróży służbowej a więc identyfikacji wydatków które mogą stanowić koszty firmowe, przedstawienia stawek rozliczeniowych a także innych kwestii mających wpływ na końcowe rozliczenie.
W niniejszej publikacji zaprezentowano całościowe rozliczenie zagranicznej podróży służbowej i zwrócono uwagę na najważniejsze aspekty rozliczenia kosztowego owej podróży.
Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy do Francji – założenia
Polski przedsiębiorca montujący stoiska targowe wyruszył w podróż służbową do Francji do miasta Paryż. Celem podróży jest reklama polskiej firmy na terenie Paryża w postaci licznych spotkań z tamtejszymi firmami. Podróż odbywał służbowym samochodem osobowym. Podróż ma trwać od dnia 29.05.2022r. do dnia 08.06.2022r.
Początek podróży miał miejsce w miejscowości Komorniki (siedziba firmy) o godzinie 11:30. Przekroczenie granicy miało miejsce w miejscowości Świecko o godzinie 14:30 zaś na miejsce w Paryżu dotarł o godzinie 23:30.
Wyjazd z Paryża – powrót do firmy rozpoczął się 07.06.2022r. o godzinie 19:00. Przekroczenie granicy w Świecku nastąpiło o godzinie 07:00 dnia 08.06.2022r. Przedsiębiorca dotarł do firmy o godzinie 10:00. Druk polecenia wyjazdu wraz z rozliczeniem sporządził dnia 08.06.2022r.
Wykaz przejazdów zawarto w poniższej specyfikacji.
| Trasa zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy |
| Wyjazd | Przyjazd |
| miejscowość: Komorniki | miejscowość: Świecko |
| data: 29.05.2022 | data 29.05.2022 |
| godzina: 11:30 | godzina: 14:30 |
| miejscowość: Świecko | miejscowość: Paryż |
| data: 29.05.2022 | data: 29.05.2022 |
| godzina: 14:30 | godzina: 23:30 |
| miejscowość: Paryż | miejscowość: Świecko |
| data: 07.06.2022 | data: 08.06.2022 |
| godzina: 19:00 | godzina: 7:00 |
| miejscowość: Świecko | miejscowość: Komorniki |
| data: 08.06.2022 | data: 08.06.2022 |
| godzina: 08:00 | godzina: 10:00 |
| Środek lokomocji | Nr rejestracyjny firmowego samochodu osobowego, którego używał przedsiębiorca |
W czasie owej podróży służbowej przedsiębiorca skompletował faktury, rachunki:
- za paliwo w Polsce na kwotę 245 zł (po dodaniu 50% nieodliczonego VAT),
- za paliwo w Niemczech na kwotę 190 EUR z dnia 29.05.2022r.
- za usługi gastronomiczne w Niemczech na kwotę 20 EUR z dnia 29.05.2022r.
- za paliwo we Francji na kwotę 120 EUR z dnia 29.05.2022r.
- za hotel we Francji na kwotę 960 EUR z dnia 29.05.2022r.
- za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 50 EUR z dnia 30.05.2022r.
- za paliwo we Francji na kwotę 120 EUR z dnia 01.06.2022r.
- za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 01.06.2022r.
- za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 02.06.2022r.
- za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 03.06.2022r.
- za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 04.06.2022r.
- za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 05.06.2022r.
- za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 06.06.2022r.
- za paliwo we Francji na kwotę 120 EUR z dnia 07.06.2022r.
- za paliwo we Francji na kwotę 80 EUR z dnia 07.06.2022r.
- za paliwo w Niemczech na kwotę 110 EUR z dnia 08.06.2022r.
- za paliwo w Polsce na kwotę 140 zł z dnia 08.06.2022r. (po dodaniu 50% nieodliczonego VAT),
- za usługi gastronomiczne w Polsce na kwotę 40 zł z dnia 08.06.2022r.
Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy do Francji – rozliczenie diety krajowej
Część krajowa podróży służbowej przedsiębiorcy trwała łącznie 6 godzin:
- od godziny 11:30 dnia 29.05.2022r. do godziny 14:30 tego samego dnia – 3 godziny,
- od godziny 07:00 dnia 08.06.2022r. do godziny 10:00 tego samego dnia – 3 godziny.
Czas podróży służbowej w części krajowej wynosi poniżej 8 godzin a więc dieta za ten odcinek podróży wynosi 0 zł.
Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy do Francji – rozliczenie diety zagranicznej
Część zagraniczna podróży służbowej przedsiębiorcy trwała łącznie 6 godzin:
- od godziny 14:30 dnia 29.05.2022r. do godziny 07:00 dnia 08.06.2022r.– 9 dni 16 godzin i 30 minut.
Wysokość diety we Francji wynosi 50 EUR.
Rozliczenie kosztów diety w części zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy wynosi:
- 9 dni x 50 EUR = 450 EUR,
- 16 godzin i 30 minut stanowi więcej niż 12 godzin a więc dla ostatniego dnia należy liczyć pełną dietę w kwocie 50 EUR.
Łączna kwota diety za całą podróż służbową wynosi 500 EUR.
Dzień powrotu i rozliczenie podróży służbowej przedsiębiorcy to 08.06.2022r. Zatem kurs przeliczenia na polskie złote jakiego użyje przedsiębiorca będzie pochodził z dnia 07.06.2022r.
Średni kurs NBP waluty EUR z dnia 07.06.2022r. zawarty jest w tabeli nr 109/A/NBP/2022 z dnia 2022-06-07. Kurs ten wynosi 4,5855 zł.
Zatem 500 EUR x 4,5855 zł = 2.292,75 zł
Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy do Francji – rozliczenie rachunków i faktur
Obliczenie kosztów faktur przedstawiono w poniższej tabeli.
| Przeliczenie faktur, rachunków w walucie obcej dotyczących zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy |
| Lp. | Czego dotyczy faktura, rachunek | Zastosowany kurs | Obliczenie kosztu w PLN |
| 1. | za paliwo w Polsce na kwotę 245 zł (po dodaniu 50% nieodliczonego VAT), | X | 245 zł |
| 2. | za paliwo w Niemczech na kwotę 190 EUR z dnia 29.05.2022r. | 4,6102 zł z 27.05.2022r. | 190 x 4,6102 = 875,94 zł |
| 3. | za usługi gastronomiczne w Niemczech na kwotę 20 EUR z dnia 29.05.2022r. | 4,6102 zł z 27.05.2002r. | 20 x 4,6102 = 92,20 zł |
| 4. | za paliwo we Francji na kwotę 120 EUR z dnia 29.05.2022r. | 4,601 zł z dnia 27.05.2022r. | 120 x 4,6102 = 553,22 zł |
| 5. | za hotel we Francji na kwotę 960 EUR z dnia 29.05.2022r. | 4,601 zł z 27.05.2022r. | 960 x 4,6102 = 4. 425,79 zł |
| 6. | za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 50 EUR z dnia 30.05.2022r. | 6,601 zł z 27.05.2022r. | 50 x 4,6102 = 230,51 zł |
| 7. | za paliwo we Francji na kwotę 120 EUR z dnia 01.06.2022r. | 4,5756 zł z 31.06.2022r. | 120 x 4,5756 = 549,07 zł |
| 8. | na usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 01.06.2022r. | 4,5756 zł z 31.05.2022r. | 20 x 4,5756 = 91,51 zł |
| 9. | za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 02.06.2022r. | 4,5891 zł z 01.06.2022r. | 20 x 4,5891 = 91,78 zł |
| 10. | za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 03.06.2022r. | 4,5876 zł z 02.06.2022r. | 20 x 4,5876 = 91,75 zł |
| 11. | za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 04.06.2022r. | 4,5908 zł z 03.06.2022r. | 20 x 4,5908 = 91,82 zł |
| 12. | za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 05.05.2022r. | 4,5908 zł z 03.2022r. | 20 x 4,5908 = 91,82 zł |
| 13. | za usługi gastronomiczne we Francji na kwotę 20 EUR z dnia 06.06.2022r. | 4,5908 zł z 03.06.2022r. | 20 x 4,5908 = 91,82 zł |
| 14. | za paliwo we Francji na kwotę 120 EUR z dnia 07.06.2022r. | 4,5880 zł z 06.06.2022r. | 120 x 4,5880 = 550,56 zł |
| 15. | za paliwo we Francji na kwotę 80 EUR z dnia 07.06.2022r. | 4,5880 zł z 06.06.2022r. | 80 x 4,5880 = 367,04 zł |
| 16. | na paliwo w Niemczech na kwotę 110 EUR z dnia 08.06.2022r. | 4,5855 zł z 07.06.2022r. | 110 x 4,5855 = 504,41 zł |
| 17. | na paliwo w Polsce na kwotę 140 zł z dnia 08.06.2022r. (po dodaniu 50% nieodliczonego VAT), | X | 140 zł |
| 18. | za usługi gastronomiczne w Polsce na kwotę 40 zł z dnia 08.06.2022r. | X | 40 zł |
| PODSUMOWANIE KOSZTÓW FAKTUR I RACHUNKÓW | 9.124,24 zł |
Koszty zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy
Przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć w koszty firmowe poniesione wydatki z tytułu:
- należnej diety obliczonej za czas trwania całej podróży służbowej w kwocie 2.292,75 zł,
- kosztów, wynikających z rachunków i faktur opiewających łącznie na sumę 9.124.24 zł.