Opublikowano: 2023-10-16
Przedsiębiorcy korzystają z różnych form użytkowania samochodu osobowego w prowadzonej działalności gospodarczej.
Jednym z takich form jest użytkowanie samochodu na podstawie umowy najmu.
Czy i w jakiej wysokości korzystający przedsiębiorcy będzie mógł ująć w kosztach firmy – czynsz, wydatki eksploatacyjne lub polisy ubezpieczeniowe? Na te i wiele innych wątpliwości odpowiedziano w niniejszej publikacji.
Wydatki firmowe będące kosztem uzyskania przychodu
Kosztem uzyskania przychodów w działalności gospodarczej będzie każdy wydatek, którego poniesienie przedsiębiorca będzie w stanie racjonalnie uzasadnić.
Zatem wydatkiem firmowym będzie po prostu uzasadniony koszt, którego poniesienie było konieczne w danej działalności.
Należy podkreślić, że niektóre koszty w jednej działalności zupełnie nie współgrają z charakterem innej działalności.
| Cechy wydatku stanowiącego koszty uzyskania przychodów | |
| Lp. | Charakterystyka |
| 1. | Został poniesiony przez przedsiębiorcę |
| 2. | Został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia przychodów z działalności gospodarczej (musi istnieć związek przyczynowo – skutkowy z prowadzoną działalnością) |
| 3. | Nie dotyczy wydatków prywatnych |
| 4. | Wydatek został prawidłowo udokumentowany (faktura, rachunek, umowa, karta wynagrodzeń, potwierdzenie zapłaty np. opłat skarbowym, administracyjnych, deklaracje, niektóre decyzje itp.) |
| 5. | Nie występuje w katalogu kosztów ustawowo wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów zawartych w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 zwanej dalej ustawą o PDOF) |
Najem pojazdów samochodowych
Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą użytkują pojazdy samochodowe najczęściej za pomocą 5 poniższych sposobów:
- kupując pojazd samochodowy na cele firmowe,
- wprowadzając prywatny pojazd samochodowy na stan środków trwałych w firmie,
- bez wprowadzania prywatnego środka trwałego na stan środków trwałych,
- za pomocą nawiązania umowy leasingu, najmu, dzierżawy,
- ewentualne pozostałe sposoby.
Przedsiębiorca (korzystający) który zdecyduje się na najem pojazdu samochodowego powinien wiedzieć w jaki sposób rozliczyć w kosztach firmy czynsz oraz wydatki eksploatacyjne dotyczącego tego pojazdu.
ISTOTNE:
Podatnik (korzystający) ma prawo zaliczyć do kosztów firmowych miesięczny czynsz za najem samochodu osobowego wartego do 150.000 zł.
| Kwota miesięcznego czynszu najmu samochodu osobowego | |||
| Kwota czynszu | Rodzaj podatnika | Przeznaczenie użytkowania samochodu w firmie | Maksymalna wartość samochodu osobowego |
| 100% netto z faktury | Czynny podatnik VAT | Tylko na cele firmy (wymaga złożenia VAT-26) | 150.000 zł netto |
| 100% netto z faktury + 50% VAT | Czynny podatnik VAT | Na cele firmowe i prywatne (mieszany) | 150.000 zł (134.529,14 zł netto + 15.470,86 – 50% VAT) |
| 100% brutto z faktury | Zwolniony podmiotowo z VAT | Na cele firmowe i prywatne (mieszany) | 150.000 zł brutto |
Podpisując umowę najmu pojazdu samochodowego korzystający podatnik powinien sprawdzić wartość tego pojazdu – określoną w umowie (niekiedy na fakturze).
W art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o PDOF prawodawca za koszty firmowe nie uważa opłat wynikających z umowy leasingu, najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, które proporcjonalnie do wartości samochodu przekraczają limit 150.000 zł.
Przykład 1
Czynny podatnik VAT podpisał umowę najmu na samochód osobowy o wartości określonej w umowie na sumę 115.000 zł netto.
Podatnik otrzymał następujące dokumenty:
- umowę najmu,
- umowę ubezpieczenia OC i AC na kwotę 2.800 zł, która trwa od 1 lipca 2023r. do 30 czerwca 2024r,
- fakturą za pierwszy czynsz na kwotę 1.000 zł netto, 230 zł VAT,
- pozostałe dokumenty.
Podatnik ujmie w koszach firmowych:
- 1000 zł netto + 115 zł VAT z tytułu faktury za czynsz,
- polisę ubezpieczeniową OC i AC w kwocie 2.800 zł w roku 2023 (metoda uproszczona rozliczania kosztów) albo z podziałem na rok 2023 i 2024 proporcjonalnie do przypadającego okresu (metoda memoriałowa).
Z faktury za czynsz podatnik odliczy 50% podatku VAT naliczonego w kwocie 115 zł. Drugie 115 zł zostało ujęte w kosztach jako podatek VAT niepodlegający odliczeniu.
Koszty eksploatacji samochodu osobowego używanego na podstawie umowy najmu
Wielkość wydatku z faktury za eksploatacje najmowanego samochodu osobowego – podatnik ujmie na takich samych zasadach jak przy własnych środkach trwałych.
ISTOTNE:
Podatnik (korzystający) ma prawo zaliczyć do kosztów firmowych wydatki eksploatacyjne dotyczące samochodu osobowego:
- Czynny podatnik VAT – 75% z kwoty netto + 50% nieodliczonego podatku VAT przy użytku mieszanym,
- Czynny podatnik VAT – 100% z kwoty netto przy użytku tylko w działalności gospodarczej,
- Zwolniony podmiotowo z VAT – 100% kwoty brutto.
Polisa ubezpieczeniowa najmowanego samochodu
Jeżeli mowa o składkach ubezpieczeniowych czyli polisie ubezpieczeniowej z tytułu użytkowania samochodu w najmie to tutaj podatnik może napotkać na pewne ograniczenia.
Kosztem uzyskania przychodu są bowiem składki na ubezpieczenie samochodu osobowego OC (obowiązkowe), niezależnie od limitu wartości 150.000 zł. Zatem nawet jeśli wartość najmowanego samochodu osobowego przekracza wartość tego limitu (podatnik bierze wartość z umowy ubezpieczenia) to podatnik najemca ma prawo zaliczyć całość tego ubezpieczenia w koszty firmy.
Jeżeli jednak podatnik najemca ma do czynienia z ubezpieczeniem AC (dobrowolnym) to w koszty firmy może ująć 100% wartości tego ubezpieczenia jeżeli wartość najmowanego samochodu (według umowy ubezpieczenia) nie przekroczy limitu 150.000 zł.
Jeżeli przekroczy to należy ustalić proporcjonalnie wartość nadwyżki kosztów, które już nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów.
Odliczenie VAT od czynszu i wydatków eksploatacyjnych dotyczących samochodu w najmie
Końcowo należy podkreślić, iż Czynny podatnik VAT (najemca samochodu osobowego), który użytkuje samochód osobowy na podstawie umowy najmu ma prawo odliczyć 50% podatku VAT od faktury dokumentującej:
- czynsz najmu samochodu,
- wydatki eksploatacyjne samochodu – naprawa, remont, paliwo, opłaty autostradowe, parkingowe, pozostałe wydatki.
Oczywiście jeżeli poniesione wydatki dotyczą działalności – sprzedaży opodatkowanej VAT.
W sytuacji gdy podatnik prowadzi działalność opodatkowaną i zwolnioną sytuacja odliczenia VAT wygląda nieco inaczej. To jednak będzie przedmiotem odrębnej publikacji.