Niemal wszyscy przedsiębiorcy użytkują różnego rodzaju pojazdy samochodowe w swoich firmach.
Tytułem prawnym do użytkowania jest nie tylko faktura, umowa zakupu ale też i leasing, najem czy dzierżawa.
Powstaje zatem pytanie – w jakich sytuacjach przedsiębiorca powinien prowadzić kilometrówkę dla celów PIT a w jakich dla celów VAT?
Kilometrówka dla celów PIT
W aktualnym stanie prawnym nie jest wymagane aby przedsiębiorca prowadził kilometrówkę dla celów PIT.
Niestety skutkiem tego było wprowadzenie wielu innych rozwiązań w miejsce kilometrówki przedsiębiorcy. Rozwiązania te poszły w kierunku ograniczenia możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów – wydatków na eksploatację samochodów osobowych.
Kosztem uzyskania przychodu jest 20% wydatków eksploatacyjnych z tytułu używania samochodu osobowego (oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu), który jest własnością podatnika prowadzącego działalność gospodarczą i nie jest środkiem trwałym w tej działalności ale też jest faktycznie wykorzystywany także do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.
W przypadku samochodów osobowych innych niż powyżej prawodawca dopuszcza ujęcie 25% wydatków eksploatacyjnych z tytułu używania samochodu osobowego.
Zatem brak kilometrówki dla celów PIT przedsiębiorcy ale jednocześnie niewielki procent wydatków eksploatacyjnych możliwy do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów.
Niemniej kilometrówka dla celów PIT wciąż pozostaje dokumentem uzasadniającym poniesienie przez pracownika ustawowych kosztów limitowych lub rzeczywistych dotyczących używania samochodu osobowego będącego własnością tego pracownika. Zatem w przypadku użytkowania prywatnych samochodów osobowych pracowników na cele firmowe pracodawcy kilometrówka dla celów PIT wciąż pozostaje w zastosowaniu.
Kilometrówka dla celów VAT
Zupełnie odmiennie od kilometrówki PIT przedsiębiorcy funkcjonuje nadal i jest w użyciu tzw. kilometrówka VAT.
Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia 50% podatku VAT naliczonego z faktur za zakup czy za wydatki eksploatacyjne samochodu osobowego jeżeli używa go do działalności i jednocześnie prywatnie (a więc w sposób mieszany).
Podatnik może odliczać 100% VAT naliczonego z faktur za zakup czy za wydatki eksploatacyjne samochodu osobowego jeżeli ten samochód wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.
ISTOTNE:
Pojazd samochodowy uznany za samochód osobowy dla celów VAT to pojazd samochodowy o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 ton (także ten, który nie spełnia wymogów dodatkowego badania technicznego).
ISTOTNE:
Pamiętając o art. 86a ust. 4 ustawy o VAT Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:
- sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
- konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.
Ewidencja dla celów VAT obligatoryjnie prowadzona jest zatem wtedy kiedy podatnik chce odliczać 100% podatku VAT naliczonego od faktur za zakupu i za wydatki eksploatacyjne samochodu osobowego. Należy jednak dodać, iż poza tą ewidencją podatnik ma obowiązek:
- zgłosić do urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-26 samochód osobowy w stosunku do którego podatnika ma zamiar odliczać 100% podatku VAT naliczonego z faktur za zakupu i za wydatki eksploatacyjne danego samochodu osobowego,
- ustalić i stosować zasady używania tego samochodu osobowego wykluczające użytek prywatny.
| Obowiązkowe elementy ewidencji kilometrów VAT | |
| Lp. | Dane |
| 1. | Numer rejestracyjny pojazdu samochodowego |
| 2. | Dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji |
| 3. | Stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji |
| 4. | Wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem – potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem |
| 5. | Liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji |
Zatem ewidencja dla celów VAT odnosi się wyłącznie do samochodów uznanych za osobowe a podatnik m.in. prowadząc ją będzie mógł odliczać 100% podatku VAT naliczonego z faktur za zakup i za wydatki eksploatacyjne dotyczącego tego samochodu.
ISTOTNE:
Kilometrówka dla celów VAT odnosi się do samochodów uznanych za osobowe (o masie całkowitej do 3,5 ton) jeżeli podatnik chce odliczać 100% podatku VAT od:
- nabycia (także w ramach importu) i eksploatacji samochodu osobowego będącego środkiem trwałym w firmie,
- kosztów eksploatacji samochodu osobowego nie będącego środkiem trwałym w firmie a używanego na podstawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy bądź innej o podobnym charakterze.
W przypadku nie zgłoszenia osobówki do urzędu skarbowego, nieprowadzenia ewidencji kilometrów VAT i stosowaniu zasad wykluczających użytek prywatny podatnik:
- odlicza 50% podatku VAT z faktur za zakup i za wydatki eksploatacyjne samochodu osobowego oraz
- w kosztach może ująć 75% z faktur dotyczących wydatków eksploatacyjnych samochodu osobowego.
Brak wypełnienia zasad dla 100% odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur za zakup i za wydatki eksploatacyjne samochodu osobowego ustawodawca uważa za wykorzystywanie samochodu do celów mieszanych (do działalności i na użytek prywatny). Poza 50% odliczeniem VAT w kosztach podatnik może ująć tylko 75% z faktur dotyczących wydatków eksploatacyjnych samochodu osobowego jeżeli taki samochód:
- jest środkiem trwałym w firmie,
- jest używany na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu.
W pozostałych przypadkach jak wyżej wyjaśniono 20% albo 25%.
Końcowo warto wspomnieć, iż kilometrówki VAT nie muszą prowadzić czynni podatnicy VAT, którzy nabędą lub użytkują na postawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy bądź innej o podobnym charakterze:
- pojazdy samochodowe powyżej 3,5 ton,
- pojazdy samochodowe poniżej 3,5 ton ale spełniające warunki dodatkowego badania technicznego dla celu odliczania 100% VAT od nabycia oraz od wydatków eksploatacyjnych (także konstrukcyjnie uniemożliwiające użytek prywatny),
- pojazdy samochodowe poniżej 3,5 ton używane do celów mieszanych (50% odliczenia VAT od nabycia oraz od wydatków eksploatacyjnych,
- pojazdy samochodowe poniżej 3,5 ton przeznaczone do sprzedaży albo do odpłatnego przekazania do używania na podstawie umowy najmu, leasingu lub umowy o podobnym charakterze.