Podstawowym dowodem dokumentującym zakup towarów jest faktura. W praktyce mogą jednak wystąpić takie sytuacje gdy przedsiębiorca najpierw otrzymuje towar, a dopiero później doręczana jest mu faktura. W przypadku gdy zdarzenia te mają miejsce w różnych okresach rozliczeniowych pojawia się pytanie o prawidłowy sposób ujęcia tych zdarzeń w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Podstawowe reguły dokumentowania zakupów towarów
Na potrzeby naszego dzisiejszego artykułu konieczne będzie odniesienie się do regulacji rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Akt ten reguluje zasady dokumentowania w KPiR przychodów należnych oraz poniesionych wydatków w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej.
Po pierwsze zauważmy, że w myśl § 16 rozporządzenia zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Zwróćmy uwagę, że przepis ten nie odwołuje się w ogóle do kwestii posiadania faktury – istotna jest jedynie okoliczność otrzymania towaru.
Dalej musimy koniecznie odnieść się do treści § 15 ust. 2 rozporządzenia, gdzie możemy przeczytać, że jeżeli materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy, którego zakup – zgodnie z przepisami rozporządzenia – jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału podstawowego, materiału pomocniczego lub towaru handlowego, podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału podstawowego, materiału pomocniczego, towaru handlowego i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis jest potwierdzany oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze jest wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury.
Przykładowo jeżeli podatnik otrzyma towar w dniu 15 kwietnia, natomiast fakturę dokumentującą zakup otrzyma w dniu 5 maja to ujęcie zakupu w KPiR powinno mieć miejsce w dacie 15 kwietnia na podstawie sporządzonego opisu towaru. W tych okolicznościach to opis towaru sporządzony przez podatnika stanowi dowód zakupu. Następnie otrzymana faktura powinna być podpięta do sporządzonego opisu. Zwróćmy też uwagę, że w tym przypadku nie należy korygować daty nabycia towarów – pomimo iż fakturę otrzymano w dniu 5 maja to zapisów w KPiR należy dokonać na podstawie opisu.
Dalej zaznaczymy, że w myśl § 15 ust. 3 rozporządzenia jeżeli podatnik otrzymał materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy oraz fakturę na ten materiał podstawowy, materiał pomocniczy lub towar handlowy w tym samym miesiącu, opis, o którym mowa w ust. 2, dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.
Przykładowo jeżeli podatnik otrzyma towar w dniu 5 kwietnia, natomiast fakturę dokumentującą zakup otrzyma w dniu 25 kwietnia to na dzień 5 kwietnia należy sporządzić opis towaru. Następnie opis ten należy dołączyć do faktury otrzymanej w dniu 25 kwietnia. W tym jednak przypadku podstawą zapisów w KPiR będzie faktura czyli ujęcie wydatku w kosztach powinno mieć miejsce pod datą 25 kwietnia.
Końcowo wskażmy, że w myśl § 15 ust. 4 ww. rozporządzenia podatnik może nie sporządzać opisu jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy, pod warunkiem że specyfikacja spełnia wymogi określone dla opisu. W takim wypadku specyfikacja dostawy pełni rolę opisu towarów.
WAŻNE
Jeżeli podatnik otrzymuje fakturę kosztową w miesiącu następującym po miesiącu odebrania towarów to podstawą zapisów w KPiR będzie opis sporządzony przez podatnika. Księgowanie w oparciu o opis odbywa się w dniu otrzymania towarów.
Otrzymanie faktury po dacie jej wystawienia – interpretacja ogólna MF
Pozostając w tematyce późniejszego otrzymywania faktur warto też zasygnalizować problem w ramach którego podatnik otrzymuje dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu zgodnie z przepisami art. 22 ustawy PIT, po dacie jego wystawienia. Dokonywanie zapisów w porządku chronologicznym jest w takim przypadku również utrudnione dla biura rachunkowego z powodu późnego przekazywania przez podatnika dowodów stanowiących podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
W takich przypadkach powstają wątpliwości, czy dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu, powinien być wykazany w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego, czy też w miesiącu, w którym został wystawiony. W drugim przypadku wiązałoby się to z koniecznością korekty zapisów w PKPiR.
Dostrzegając powyższy problem Minister Finansów wydał w dniu 23.02.2023r., interpretację ogólną nr DD2.8202.3.2022, w której wskazał, że dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu uzyskania przychodu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w późniejszym terminie, może być zaksięgowany (ujęty) w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego. Powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym koszt ten może być potrącony.
Księgując (ujmując) ten dowód w PKPiR, w kolumnie drugiej podatnicy wpisują datę zdarzenia gospodarczego. Zgodnie z objaśnieniami do PKPiR, jest to dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). Zatem, późniejsze wpisanie danego kosztu nie powoduje zmiany daty jego poniesienia.
Jednocześnie, w przypadku dowodu otrzymanego przez podatnika lub przekazanego do biura rachunkowego w późniejszym terminie i wykazania go w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany bądź przekazany do biura rachunkowego, w kolumnie 17 „Uwagi”, można opisać przyczyny późniejszego zaksięgowania (ujęcia) danego kosztu w prowadzonej księdze.
W powyższej interpretacji Minister Finansów odniósł się przede wszystkim do przepisów ustawy PIT (przepisy rangi ustawowej mają wyższą moc niż przepisy rozporządzenia wykonawczego), pomijając kwestie ujmowania wydatku w oparciu o opis towaru sporządzony w dacie otrzymania.
Biorąc jednak pod uwagę literalne brzmienie treści tej interpretacji przedsiębiorca ma „dowolność” w zaliczeniu wydatku do kosztu podatkowego o ile następuje to w tym samym roku podatkowym. Wystarczające jest aby w uwagach (kolumna nr 17 KPiR) wpisać przyczyny późniejszego ujęcia dowodu zakupu.
WAŻNE
Interpretacja ogólna MF wprowadza liberalne zasady ujmowania faktur kosztowych otrzymanych po dacie ich wystawienia. Z treści wynika, że faktura taka może zostać ujęta w dowolnym momencie – istotne jest jedynie aby miało to miejsce w tym samym roku podatkowym.
Podsumowując nasze rozważania należy wskazać, że oprócz występującego dualizmu i pewnych różnic w ujmowaniu wydatku w kosztach podatkowych biorąc pod uwagę ustawę PIT oraz przepisy rozporządzenia w sprawie KPiR dodatkowe kryteria ustanowił Minister Finansów w zakresie wydanej interpretacji ogólnej. Czas pokaże w jaki sposób terenowe organy podatkowe będą podchodziły do kwestii księgowania faktur kosztowych otrzymanych z opóźnieniem.