Ubezpieczenie obowiązkowe czy dobrowolne, tak naprawdę każdą składkę polisy ubezpieczeniowej przedsiębiorcy chcieli by ująć w kosztach uzyskania przychodów.
Czy jednak mogą ująć polisy obowiązkowe i dobrowolne w pełnej wysokości w kosztach firmowych? Od czego to zależy?
Ubezpieczenie obowiązkowe a dobrowolne pojazdów samochodowych
Ubezpieczenie obowiązkowe, a dobrowolne pojazdów samochodowych w kwestii kosztów uzyskania przychodów różni się tym, że ubezpieczenia obowiązkowe podatnik może ująć niektóre ubezpieczenia w koszty uzyskania przychodów w wartości 100%, a niektóre w dużo niższej wartości.
Zależy to od wielu czynników. Na początek należy ustalić z jakim pojazdem samochodowym przedsiębiorca ma do czynienia tzn. czy z samochodem osobowym, ciężarowym a może specjalnym czy jeszcze o innym charakterze?
Pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 ton i o określonej charakterystyce
Możliwość ujęcia w kosztach obowiązkowych czy dobrowolnych ubezpieczeń pojazdów samochodowych warto rozpocząć od podziału ustawowego na samochody osobowe i ciężarowe. Dlaczego tak? Dlatego, że tylko wydatki na samochodu uznawane ustawowo za osobowe podlegają jakimkolwiek limitom.
Pojazd samochodowy uznawany za inny niż samochód osobowy to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym czyli:
- o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) przekraczającej 3,5 określany też jako samochód ciężarowy,
- o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) nieprzekraczającej3,5 ale o określonej charakterystyce wyłączającej go z samochodów osobowych.
ISTOTNE:
Wydatki na ubezpieczenie OC i dobrowolne (AC) na cele firmowe dotyczące samochodu ciężarowego używanego oraz tego o określonej charakterystyce mogą być ujęte bez limitów w wysokości 100% z polis ubezpieczenia majątkowego tych samochodów.
| Ustawowy podział pojazdów samochodowych w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym | ||
| Samochody ciężarowe | Pojazd samochodowy o określonej charakterystyce | Samochody osobowe |
| DMC powyżej 3,5 ton | DMC poniżej 3,5 ton | DMC poniżej 3,5 ton |
| Pojazdy samochodowe o DMC powyżej 3,5 ton (samochody ciężarowe) | Mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą: klasyfikowane do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków | Konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą z wyjątkiem pojazdów samochodowych o określonej charakterystyce |
| Posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu, | ||
| Pojazd specjalny, a z dokumentów tego pojazdu wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym i spełnia wszelkie warunki pojazdu specjalnego (nawet w odrębnych przepisach), dla następujących przeznaczeń: agregat elektryczny/spawalniczy, do prac wiertniczych, koparka, koparko-spycharka, ładowarka, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, żuraw samochodowy. | ||
| O specjalnym przeznaczeniu np. samochód pogrzebowy – określony w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o VAT | ||
Przykład 1
Przedsiębiorca zakupił do firmy samochód ciężarowy czyli o DMC powyżej 3,5 ton. Następnie ubezpieczył ten pojazd i zawarł polisę:
- OC na kwotę 2.000 zł,
- AC na kwotę 5.000 zł,
- NNW na kwotę 800 zł.
Wszystkie kwoty ubezpieczeń przedsiębiorca ujmie w kosztach firmy.
Przykład 2
Przedsiębiorca nabył do firmy pojazd samochodowy o DMC poniżej 3,5 ton. Pojazd ten ma jeden rząd siedzeń, oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków trwałą przegrodą i jest klasyfikowany do podrodzaju: wielozadaniowy, van.
Następnie ubezpieczył ten pojazd i zawarł polisę:
- OC na kwotę 1.000 zł,
- AC na kwotę 3.000 zł,
- NNW na kwotę 400 zł.
Wszystkie kwoty ubezpieczeń przedsiębiorca ujmie w kosztach firmy.
ISTOTNE:
Wydatki na ubezpieczenie OC i dobrowolne (AC) na cele firmowe dotyczące samochodu ciężarowego używanego oraz tego o określonej charakterystyce mogą być ujęte bez limitów w wysokości 100% z polis ubezpieczenia majątkowego tych samochodów jeżeli pojazdy te przedsiębiorca będzie:
- wynajmował,
- leasingował,
- dzierżawił.
- odda w używanie na podstawie podobnych do powyższych umów.
Kwestia kto ujmie w koszt firmy wydatki na ubezpieczenia zależy też od zapisów zawartych umów pomiędzy oddającym w używanie a korzystającym.
Pojazdy samochodowe ustawowo uznane za samochody osobowe
Pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym jest uznany za samochód osobowy jeżeli jego DMC nie przekracza 3,5 tony oraz jest on konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:
- pojazdów samochodowych o określonej charakterystyce wyłączającej go z zaklasyfikowania do samochodów osobowych.
W tym miejscu należałoby powiedzieć, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych dzieli możliwość ujęcia wydatków na ubezpieczenia majątkowe samochodów osobowych na 2 grupy. Wysokość ujęcia wydatków na ubezpieczenia majątkowe samochodów osobowych zależą od rodzaju ich wykorzystywania w działalności gospodarczej.
Pierwsza grupa dotyczy samochodów osobowych, które należą do majątku prywatnego przedsiębiorcy, są własnością podatnika.
Wydatki na ubezpieczenia OC jak i AC czy NNW samochodu osobowego będą mogły być ujęte w kosztach działalności gospodarczej przedsiębiorcy w wysokości 20% wtedy gdy ten samochodów osobowy:
- wykorzystywany jest również do celów związanych z działalnością gospodarczą tego przedsiębiorcy (nie tylko prywatnie), oraz
- jest własnością prywatną przedsiębiorcy, oraz
- nie został zakupiony na firmę a co za tym idzie nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, albo nie stanowi składnika majątku firmowego z uwagi na wartość do 10.000 zł czy też użytkowanego rok lub krócej niż rok.
Druga grupa dotyczy samochodów osobowych, które:
- zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych a więc stanowią składniki majątku firmowego lub stanowią składniki majątku firmowego i nie zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych z uwagi na wartość do 10.000 zł albo okres użytkowania w firmie równy lub krótszy niż rok albo
- użytkowane są w działalności gospodarczej na podstawie umowy leasingu, dzierżawy, najmu, umów podobnych np. umowy użyczenia.
Wydatki na ubezpieczenia OC i NNW dotyczące samochodu osobowego będą mogły być ujęte w kosztach działalności gospodarczej w pełnej wysokości, a więc bez żadnych limitów.
Jeżeli natomiast chodzi o ubezpieczenie AC i inne dobrowolne ubezpieczenia obliczane od wartości samochodu osobowego to tutaj występuje limit wartości samochodu osobowego wynoszący 150.000 zł.
Oznacza to, że przedsiębiorca może ująć:
- 100% wydatków dotyczących dobrowolnej polisy AC liczonej od wartości samochodu osobowego oraz innych podobnych polis jeżeli jego wartość nie przekracza 150.000 zł,
- tylko część kosztów dotyczących dobrowolnej polisy AC liczonej od wartości samochodu osobowego oraz innych podobnych polis jeżeli wartość tego samochodu przekracza kwotę 150.000 zł.
ISTOTNE:
jeżeli wartość tego samochodu przekracza kwotę 150.000 zł to wysokość wydatku z dobrowolnej polisy AC (lub innej liczonej od wartości samochodu osobowego) możliwego do ujęcia w kosztach firmowych ustala się w proporcji do wysokości kwoty z polisy nieprzekraczającej w części kwoty limitu 150.000 zł pozostającej do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem umowy polisy.
Część dobrowolnej polisy AC przypadająca proporcjonalnie na wartość samochodu osobowego ponad limit 150.000 zł nie będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu.
Przykład 3
Przedsiębiorca nabył w okresie 05/2024r. do firmy samochód osobowy o ustalonej wartości początkowej (dla celów ubezpieczenia) 190.000 zł. Samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Przedsiębiorca także w miesiącu 05/2024r. nabył polisę OC o wartości 1.800 zł oraz polisę AC o wartości 4.500 zł.
Podatnik będzie mógł wartość składki z polisy OC ująć w kosztach uzyskania przychodów w pełnej wartości natomiast wysokość składki polisy AC proporcjonalnie do wartości dla celów ubezpieczenia samochodu osobowego 150.000 zł. Wysokość polisy AC do ujęcia w kosztach wynosi w tym wypadku 3.947,50 zł. Pozostała kwota polisy 552,50 zł będzie stanowiła wydatki niebędące kosztami uzyskania przychodów.
Obliczenia do przykładu:
150.000 zł / 190.000 zł = 78,95 %
190.000 zł x 78,95% = 3.947,50 zł
4.500 zł – 3.947,50 zł = 552,50 zł