Przedsiębiorcy często zastanawiają się czy mogą pozwolić sobie na zakup kawy, herbaty czy wody a być może nawet innych produktów spożywczych.
Warto zastanowić się od czego to zależy. Czy aby każdy przedsiębiorca może dokonać takich zakupów?
Który wydatek jest tym firmowym
Od wielu lat trwa spór podatnika z organem podatkowym w sprawie możliwości zaliczenia konkretnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Czym są więc koszty uzyskania przychodów? Wydatki uznane za koszty uzyskania przychodów przede wszystkim obniżają wysokość podatku dochodowego. Te, które nie są uznane za koszty uzyskania przychodu nie obniżają tego podatku.
Wydatek, który jest kosztem uzyskania przychodów:
- został poniesiony na cele prowadzonej działalności gospodarczej,
- jest powiązany z osiąganym przychodem,
- służy uzyskiwaniu, zabezpieczeniu teraźniejszego jak i przyszłego przychodu,
- nie jest ustawowym kosztem wyłączonym z kosztów podatkowych,
- nie został zwrócony podatnikowi w jakiejkolwiek formie (zwrot, dotacje, subwencje, inne),
- został właściwie udokumentowany.
Wydatek firmowy, który spełnia wszystkie powyższe cechy może bez problemu zostać uznany za koszt uzyskania przychodów.
Zakup wody, herbaty, kawy, napoi a koszty uzyskania przychodów – działalność jednoosobowa
Pamiętając o art. 23 ust 1 pkt 23 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 zwanej dalej ustawą o PIT) do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
ISTOTNE:
Koszty reprezentacji dotyczą stworzenia pewnego określonego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentem.
Wydatki na reprezentacje nie obejmują z kolei działań skierowanych w stronę pracowników oraz współpracowników firmy.
Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność w formie jednoosobowej (nie zatrudnia pracowników) to ujęcie wydatków na zakup wody, herbaty, kawy, napoi jest ryzykowne. Fiskus w żaden sposób nie dopatruje się w tym wypadku celowości tych wydatków z celami działalności.
Gdy przedsiębiorca prowadzi działalność jednoosobową bez pracowników w takim wypadku wydatki na zakup wody, herbaty, kawy czy napoi nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodów.
Zakup wody, herbaty, kawy, napoi dla pracowników, współpracowników
Sprawa uznania za koszt uzyskania przychodów wydatków na wodę, herbatę, kawę, napoje a nawet inne produkty spożywcze zmienia się gdy udostępnione zostaną pracownikom, współpracownikom.
Koszty uzyskania przychodów to wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów z wyjątkiem ustawowych wyłączeń.
Jednym z ciekawych przykładów, które warto przytoczyć tym miejscu jest stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 22.08.2022r. o sygn. 0111-KDIB1-3.4010.548.2022.1.JG.
Podatnik pyta fiskusa czy do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć wydatki na artykuły spożywcze, takie jak: woda, kawa, herbata, soki, cukier, mleko, soki, cista, ciastka, herbatniki, paluszki, cukierki, czekoladki, słodycze, owoce, przekąski, napoje energetyczne, ww. napoje niegazowane i gazowane typu coca-cola, sprite itp. udostępniane we wspólnych pomieszczeniach socjalnych, biurowych, kuchniach pracownikom, współpracownikom podczas ich pracy?
Fiskus zgodził się, że ww. wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów o ile nie będą stanowić kosztów reprezentacji.
Podobne stanowisko zostało wyrażone np. w:
- Interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 maja 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK
- Interpretacja indywidualna z dnia 4 stycznia 2024 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-3.4010.719.2023.1.DW,
Innym ciekawym przypadkiem jest stanowisko fiskusa wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 26 października 2023 r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.465.2023.1.KW. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że wydatki na zakup owoców i warzyw dla pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.
Fiskus stwierdził, że „(…) Wydatki ponoszone przez podatnika dotyczące zakupu owoców i warzyw z przeznaczeniem dla Pracowników i Współpracowników są bowiem przejawem starań podatnika o kondycję i samopoczucie pracowników, co w dalszej perspektywie może przyczyniać się do poprawy atmosfery w miejscu pracy, zwiększania motywacji do pracy, wzrostu wydajności pracy. To z kolei pozwoli szybciej i sprawniej zrealizować cele biznesowe założone przez podatnika, co może przełożyć się na uzyskiwane przez podatnika przychody. Ponadto, udostępnienie pracownikom warzyw i owoców ma ich zachęcić do kontynuowania pracy u Wnioskodawcy.
Koszty poniesione przez podatnika na zakup owoców i warzyw udostępnianych do ogólnej konsumpcji Pracownikom i Współpracownikom podatnika w czasie ich pracy, nie należą także do kategorii kosztów reprezentacyjnych.
Wydatki na zakup owoców i warzyw w istocie mają wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków przez Pracowników i Współpracowników.
Zapewnienie Personelowi owoców i warzyw ma na celu między innymi zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy u Wnioskodawcy i prowadzi do zmniejszeniem fluktuacji, Personelu, co bez wątpienia przyczynia się do zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów.
Podatnik ma prawo zaliczyć poniesione wydatki na zakup owoców i warzyw, udostępnianych w jego biurach Pracownikom i Współpracownikom do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji. (…)”.
Zakup wody, herbaty, kawy, napoi, gotowych posiłków dla kontrahentów
Wiele przedsiębiorców zadaje sobie pytanie czy zakup kawy, herbaty czy też gotowych posiłków dla współpracowników będzie wydatkiem firmowym?
Dodać do tego należy, że przecież współpracownicy mogą realizować swoją umowę z firmą podatnika jako zleceniobiorca albo jako przedsiębiorca.
Tę kwestię poruszył Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 30.04.2020r. o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.37.2020.4.KS.
„(…) Odnosząc się natomiast do poniesionych wydatków z tytułu zakupu artykułów spożywczych na rzecz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (stali współpracownicy), stwierdzić należy, że koszty te nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Takie wydatki nie pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.
Zapewnienie posiłków w trakcie dnia pracy, podczas spotkań szkoleniowych, targów, spotkań integracyjnych dla osób, które nie są pracownikami podatnika, nie ma wpływu na wykonanie umowy łączącej podatnika z tymi osobami, co w konsekwencji powoduje, że nie została spełniona podstawowa przesłanka uznania takiego wydatku za koszt uzyskania przychodu. (…)”.
Udostępnienie kawy, herbaty dla kontrahenta w siedzibie firmy
Niejednokrotnie przedsiębiorcy zapraszają kontrahenta na spotkanie w siedzibie firmy. Innym razem spotkanie tego typu realizowane jest w restauracji.
Gdy przedsiębiorca spotyka się w siedzibie swojej firmy z nowym albo dotychczasowym kontrahentem to ma na celu zawarcie nowej umowy albo podtrzymanie dotychczasowej współpracy.
Rozmowy prowadzone w siedzibie firmy w pewnym stopniu mogą wpływać na większą swobodę w bezpośrednim kontakcie z kontrahentem. Co więcej większa swoboda, mniejszy formalizm w takiej relacji z kontrahentem może wpłynąć na nawiązanie współpracy albo utrzymanie dobrej współpracy.
Nic więc dziwnego, że przy tej okazji często na takim spotkaniu w firmie podatnika kontrahentowi proponuję się kawę, herbatę, ciastko czy inny produkt spożywczy stanowiący po prostu zwykły, drobny poczęstunek. Bez jakichkolwiek cech wystawności czy sprokurowaniu pewnego wizerunku firmy.
W takim konkretnym przypadku fiskus zezwala na ujęcie ww. wydatków w kosztach uzyskania przychodów.