Wydatki firmowe to niemal codzienność prowadzenia działalności gospodarczej. Wśród wielu oczywistych wydatków występują także te, które nie mogą być kosztem uzyskania przychodu w każdej firmie.
Mowa tu o wydatku na zakup zegarka klasycznego albo zegarka typu smartwatch.
Czy taki zakup może stanowić koszty uzyskania przychodów?
Co na to fiskus?
Co natomiast z drogim zegarkiem o wartości powyżej 10.000 zł i możliwością dokonania jednorazowej amortyzacji wartości jego nabycia? Na te i wiele innych wątpliwości odpowiedziano w niniejszej publikacji.
Wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodów
Wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodu musi posiadać określone przymioty. Wydatek będący kosztem uzyskania przychodu:
- musi zostać poniesiony na cele prowadzonej działalności gospodarczej,
- musi pozostawać w związku z uzyskiwanymi przychodami,
- musi przyczyniać się do zabezpieczenia przyszłych przychodów,
- nie może być ustawowym kosztem wyłączonym z kosztów podatkowych,
- powinien być poniesiony przez przedsiębiorcę ze środków własnych a nie ze środków np. z dotacji, subwencji czy innych zwrotów kosztów,
- powinien zostać właściwie udokumentowany.
Wydatek firmowy, który spełnia wszystkie powyższe cechy może bez problemu zostać uznany za koszt uzyskania przychodów.
ISTOTNE:
Wydatek na cele prowadzonej działalności gospodarczej uznany za koszt uzyskania przychodu obniża wysokość podatku dochodowego z tej działalności albo podwyższa poniesioną stratę podatkową z tej działalności.
Warto w tym miejscu przywołać jeszcze art. 23 ust 1 pkt 23 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 zwanej dalej ustawą o PIT) który mówi, iż do kosztów uzyskania przychodów nie należy zaliczać kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Koszty reprezentacji mają na celu wykreowanie określonego wizerunku firmy, dobrego jej obrazu i stworzenie na tej podstawie pozytywnych relacji z kontrahentem. Warto podkreślić, iż wydatkami na reprezentację nie będą działania skierowane w stronę pracowników oraz współpracowników firmy.
Wydatek na zegarek a koszty uzyskania przychodów
Wielu przedsiębiorców zastanawia się czy zakup zegarka (typowo na rękę) klasycznego albo typu smartwatch będzie mógł być kosztem uzyskania przychodu.
Podstawową rzeczą jest zweryfikowanie czy zegarek ma jakikolwiek związek z przedmiotem prowadzonej działalności. Jest to o tyle ważne zagadnienie gdyż w pierwszym spojrzeniu może się wydawać, iż zegarek nie pasuje do rodzaju prowadzonej działalności. Niemniej np. dotarcie do nowej rzeszy klientów czy też korzystanie w działalności z kalendarza czy jakiejś innej funkcji zegarka sprawia, że jest on potrzebny w czasie prowadzenia firmy.
W tym miejscu należy wspomnieć o kolejnym warunku, a mianowicie o powiązaniu wydatku na zegarek z osiąganymi przychodami z działalności. Musi w tym przypadku istnieć związek poniesionego kosztu z osiąganym przychodem. Może on być bezpośredni lub pośredni. Kluczowe jest aby w ogóle istniał. Kwestia ta jest tak samo szeroka interpretacyjnie jak pierwsza. Zatem jeżeli nabycie zegarka przyczyni się m.in. do:
- osiągania przychodów,
- zabezpieczenia przyszłych przychodów,
- zwiększania udziału w rynku (pozyskaniu klientów),
- sprawnego funkcjonowania firmy czy zmniejszenia jej ograniczeń,
- rozszerzenia, rozwijania możliwości jej działania,
- wielu innych uzasadnionych korzyści na gruncie prowadzonej działalności
– wówczas zakup zegarka do firmy będzie stanowił koszt uzyskania przychodów.
Funkcje którymi może dysponować zegarek i które mogą być przydatne na cele działalności to np. ustalanie kalendarza spotkań, kontrola czasu potrzebnego na realizację zleceń, harmonogram zadaniowy, przypominanie o różnego rodzaju zdarzeniach firmowych czy zadaniach i wiele wiele innych funkcji.
Należy w tym miejscu podkreślić, iż wydatek wynikający z zakupu zegarka nie został wymieniony w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. To oznacza, że nie ustawodawca nie wyłączył go w sposób ustawowy z kosztów uzyskania przychodów.
Niemniej nie należy zapominać o tym, że gdy zakup zegarka będzie kwalifikował się do szerokorozumianych wydatków na reprezentację np. zakup drogiego zegarka.
Kolejna kwestia jest taka aby zakup nastąpił ze środków przedsiębiorcy, które nie pochodzą z dotacji subwencji czy innych podobnych zwrotów kosztów zakupu. Zakup, który został zwrócony nie może być ujęty w kosztach uzyskania przychodów (poza niektórymi wyjątkami).
Ostatnia już sprawa dotyczy właściwego udokumentowania nabycia zegarka. Niezbędny w tym przypadku jest dokument w postaci faktury albo rachunku ale może też być umowa kupna – sprzedaży.
Wydatek na zegarek w spojrzeniu fiskusa
Nie od dziś jest jasne, że podatnik dokonując niestandardowego wydatku musi dysponować solidnymi argumentami po to aby w toku ewentualnej kontroli podatkowej móc się nimi podeprzeć.
Warto aby przyjrzeć się niektórym najnowszym stanowiskom fiskusa właśnie na aspekt możliwości zaliczenia wydatku na zegarek do kosztów uzyskania przychodów w działalności.
W pierwszej przytoczonej interpretacji indywidualnej z dnia 15.01.2024r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.751.2023.3.RK radca prawny i prowadzi indywidualną kancelarię i rozlicza się klientami na podstawie stawki godzinowej (niekiedy nawet z dokładnością do 5 minut).
Podatnik nie zawsze w trakcie realizacji zlecenia jest w stanie kontrolować czas pracy na firmowym komputerze czy telefonie. Dlatego też chce kupi zegarek mechaniczny do pomiaru czasu pracy m.in. w trakcie spotkań z klientami. Podatnik podkreśla, iż niedokładne policzenie czasu pracy może spowodować zakwestionowanie wykonanych czynności i odmowę zapłaty wynagrodzenia.
Podatnik prowadzi także sprawy w kancelariach innych pełnomocników czy notariuszy, gdzie czasami nie można wnosić komputera czy telefonu z uwagi na tajemnicę zawodową.
Zegarek byłby więc wykorzystywany tylko w czasie świadczenia usług prawnych i nie byłby wykorzystywany do celów prywatnych.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że „(…) Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy i powołane wyżej przepisy prawne wskazać należy, że wydatek poniesiony przez Pana w związku zakupem zegarka mechanicznego naręcznego służącego do pomiaru czasu świadczenia usługi prawnej, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Pamiętać przy tym należy, że to na Panu, jako podmiocie odnoszącym korzyść z faktu zaliczenia wskazanego we wniosku wydatku do kosztów uzyskania przychodu wynika obowiązek wykazania związku przyczynowo-skutkowego poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak również obowiązek właściwego jego udokumentowania. (…)”
Ponadto fiskus potwierdził, że zakup zegarka mechanicznego:
- nie należy do wydatków na reprezentację,
- nie zawiera się w katalogu kosztów (innych niż reprezentacja) ustawowo wyłączonych,
Przypomniał także o udokumentowaniu tego zakupu jak i o tym, że to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia występowania powiązania z rodzajem działalności jak i uzyskiwanym przychodem.
W podobnym tonie wypowiedział się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej indywidualnej z dnia 17.05.2024r. o sygn. 0115-KDIT3.4011.153.2024.3.JS.
Jednym z kolejnych ciekawych przykładów stanowiska Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej jest interpretacja indywidualna z dnia 26.06.2024r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.375.2024.2.KD.
W powyższym przypadku podatnik prowadzi działalność artystyczną literacką i twórczą oraz z zakresu stosunków międzyludzkich (public relations) i komunikacji także za pomocą mediów społecznościowych. Podatnik chce kupić smartwatcha dedykowanego do posiadanego telefonu komórkowego na cele prowadzonej działalności gospodarczej.
Podatnik uważa, że funkcje smartwatcha pozwolą pozostać w kontakcie w trakcie jazdy samochodem, spotkań służbowych, czy wykonywania innych obowiązków zawodowych, kiedy odbieranie połączeń, czy odczytywanie powiadomień z telefonu nie jest możliwe.
Podatnik odpowiada także na zapytania sprzedażowe od potencjalnych klientów. Czas odpowiedzi na zapytanie ma w tej działalności bardzo ważne znaczenie z uwagi na oferty konkurencji. Podatnik chce być w stałym kontakcie z klientami i potencjalnymi klientami oraz chce dysponować sprawną komunikacją w zakresie nowych i aktualnych zleceń bowiem to przyczyni się do zwiększenia zleceń w firmie.
Co na to fiskus?
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że „(…) Biorąc pod uwagę, że wydatki na nabycie smartwatcha nie są ujęte w katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych, o ile istnieje związek tych wydatków z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Wykazanie tego związku spoczywa na podatniku i nie może następować w oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego. Ocena, czy w danym przypadku zachodzi związek przyczynowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów powinna odbywać się przy uwzględnieniu wszystkich aspektów prowadzonej działalności gospodarczej, w tym charakteru i rodzaju prowadzonej działalności.
Zauważyć również należy, że w myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Ww. przepis nie znajdzie u Pani zastosowania, ponieważ wydatek związany z zakupem smartwatcha w Pani przypadku nie ma charakteru reprezentacji, tzn. nie zamierza Pani kupić smartwatcha zarówno w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku działalności wobec innych podmiotów, uwypuklenia zasobności, ani podkreślenia profesjonalizmu. Zakup smartwatcha nie ma na celu zachęcenia potencjalnych klientów do skorzystania ze świadczonych przez Panią usług, a jedynie ma na celu poprawić ich jakość i szybkość.
Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy i powołane wyżej przepisy prawne wskazać należy, że wydatek poniesiony przez Panią w związku zakupem smartwatcha, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pamiętać przy tym należy, że to na Pani, jako podmiocie odnoszącym korzyść z faktu zaliczenia wskazanego we wniosku wydatku do kosztów uzyskania przychodu wynika obowiązek wykazania związku przyczynowo-skutkowego poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak również obowiązek właściwego jego udokumentowania. (…)”.
A może jednorazowa amortyzacja?
Inny interesujący przypadek mówi o podatniku prowadzącym działalność w postaci świadczenia usług doradztwa w prowadzeniu firmy oraz zarządzania nią ale także m.in. sprzedaży pojazdów samochodowych, motocykli, zegarków, zegarów i biżuterii czy świadczenia usług badania rynku, public relations, usług wspomagających usługi finansowe i innych.
Podatnik zakupił na fakturę zegarek o wartości 7.200. Zegarek ten posiada funkcję chronografu (dokładne odmierzanie czasu poświęcanego na poszczególne czynności/zadania). Zakupiony zegarek nie będzie używany do Pana celów osobistych a tylko w godzinach świadczenia usług.
Podatnik rozlicza się z klientami w różny sposób, w tym w oparciu o zestawienie godzin poświęconych na dane czynności/zadania na podstawie którego wystawia faktury sprzedaży.
Na pasku do zegarka umieści Pan logo swojej firmy.
Zegarek stanowi własność podatnika. W dniu przyjęcia do używania będzie również kompletny i zdatny do użytku. Przewidywany okres używania zakupionego zegarka będzie dłuższy niż rok.
Zegarek będzie służył także w celu reklamy tzw. produktów luksusowych, w tym zegarków sprzedawanych przez Pana. Nabyty zegarek jest fabrycznie nowy. Podatnik sklasyfikuje go w grupie 8, rodzaju 809 KŚT.
Podatni chce dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego zakupionego zegarka.
Co na to fiskus?
W interpretacji indywidualnej dotyczącej powyższego przypadku z dnia 01.03.2024r. o sygn. 0114-KDIP3-2.4011.16.2024.1.MJ Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że „(…) Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że prowadzi Pan działalność gospodarczą od 22 czerwca 2009 r. W sierpniu 2023 r. zakupił Pan zegarek z funkcją chronografu za kwotę 7200 euro. Zegarek stanowi Pana własność. Został przez Pana nabyty we własnym zakresie. W dniu przyjęcia do używania będzie również kompletny i zdatny do użytku. Przewidywany okres używania zakupionego zegarka będzie dłuższy niż rok. Zakupiony zegarek będzie wykorzystywany, jak wyżej wskazano, na potrzeby dokładnego odmierzania czasu celem sporządzenia szczegółowego zestawienia godzin, a dalej, w oparciu o to zestawienie, rozliczenia z klientami, jak również w celu reklamy tzw. produktów luksusowych, w tym zegarków sprzedawanych przez Pana. Nabyty zegarek jest fabrycznie nowy. Zostanie on sklasyfikowany w grupie 8, rodzaju 809 KŚT. Dokonując jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, zmieści się Pan w limicie 100 000 zł, o którym stanowi art. 22k ust. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Skoro zegarek z funkcją chronografu spełnia przesłanki zawarte w art. 22k ust. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. – jak wskazano we wniosku – jest fabrycznie nowy, zostanie prawidłowo zaliczony do grupy 8 Klasyfikacji Środków Trwałych (symbol KŚT 809), został nabyty oraz jeśli zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, to będzie Pan uprawniony dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w łącznej kwocie do 100 000 zł.
Reasumując, zgodnie z art. 22k ust. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, będzie Pan uprawniony do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego od wartości początkowej nabytego fabrycznie nowego zegarka z funkcją chronografu, zaliczonego do grupy 8 symbol 809 Klasyfikacji Środków Trwałych, w roku podatkowym, w którym środek ten zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 000 zł. (…)”