Niektórzy polscy przedsiębiorcy korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT w stosunku do prowadzonej sprzedaży. Inni ze zwolnienia przedmiotowego z VAT, a więc ze względu na rodzaj zbywanych towarów lub usług.
Zwolnienie z opodatkowania podatkiem VAT powoduje brak występowania obowiązków właściwych dla czynnych podatników VAT.
Ustawa o VAT przewiduje jednak specjalną, niewielką ewidencję sprzedaży, którą muszą prowadzić niektórzy podatnicy zwolnieni z VAT.
Kto jest podatnikiem w świetle ustawy o VAT?
Podatnikiem w świetle ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 zwanej dalej ustawą o VAT) czynnym albo zwolnionym z VAT jest osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna, wykonująca samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Podatnikiem w świetle ustawy o VAT a więc podatnikiem uznanym za wykonującego działalność gospodarczą jest także jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej stanowiąca przedsiębiorstwo w spadku w okresie od otwarcia spadku do dnia wygaśnięcia:
- zarządu sukcesyjnego albo
- uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego, jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony i dokonano zgłoszenia.
Należy podkreślić więc, że podatnik zwolniony z VAT (w świetle ustawy o VAT) to podatnik, który wykonuje samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na jej rezultat.
ISTOTNE:
Działalność gospodarcza w świetle ustawy o VAT obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody.
Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Podatnikiem w świetle ustawy o VAT może być zatem:
- czynny podatnik VAT,
- podatnik zwolniony podmiotowo z VAT,
- podatnik zwolniony przedmiotowo z VAT,
- konsument.
Czynny podatnik VAT, a podatnik zwolniony z VAT
Czynni podatnicy VAT mają obowiązek opodatkowywać podatkiem VAT (według właściwej stawki) realizowaną sprzedaż towarów lub usług, wystawiać fakturę sprzedaży dokumentującą zrealizowaną sprzedaż, prowadzić i przekazywać elektronicznie do urzędu skarbowego ewidencję i deklarację JPK_V7X, płacić należny podatek VAT wynikający z tej deklaracji, dokonywać niezbędnych korekt w podatku VAT czy innych czynności do których obliguje ich ustawa o VAT.
Podatnicy zwolnieni z VAT nie mają powyższych obowiązków niemniej w niektórych wypadkach muszą wystawić rachunek albo fakturę oraz złożyć deklarację VAT i zapłacić należny podatek VAT (np. zakup towarów od kontrahenta z Unii – obowiązek złożenia deklaracji VAT-8 i informacji VAT-UE oraz zapłata podatku VAT należnego wynikającego z deklaracji VAT-8).
W tym miejscu powstaje jednak podstawowe pytanie. Czy podatnik zwolniony z VAT powinien prowadzić ewidencję sprzedaży? Tak, podatnik zwolniony podmiotowo z VAT (czyli ze względu na nieprzekroczenie rocznej wartości sprzedaży 200.000 zł) powinien dla umożliwienia sprawdzenia czy przekroczy czy nie przekroczy w skali roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT.
ISTOTNE:
Podatnicy zwolnieni z VAT przedmiotowo czyli ze względu na sprzedaż określonych ustawowo towarów lub usług nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży na cele VAT.
Jeżeli jednak prowadzą sprzedaż usług:
- związanych z nieruchomościami,
- ubezpieczeniowych,
- wymienionych w art. 43 ust. 1 pkt 7, 12 i 38-41 ustawy o VAT (chodzi m.in. o usługi zarządzania funduszami inwestycyjnymi, usługi płatności i pośrednictwa w płatności, usługi udzielania kredytów, pożyczek, gwarancji, poręczeń, usługi udzielania depozytów, usługi, których przedmiotem są instrumenty finansowe i wiele innych)
– oraz te świadczone usługi nie mają charakteru pomocniczego (stanowią główną, podstawą i przeważającą część świadczonej usługi) to wartość tych usług należy wykazać w ewidencji sprzedaży przeznaczonej dla podatników zwolnionych z VAT.
Czy podatnik zwolniony podmiotowo z VAT musi prowadzić ewidencję sprzedaży
Podatnik zwolniony podmiotowo z VAT to taki podatnik, który za rok podatkowy nie przekroczył wartości sprzedaży 200.000 zł. Oczywiście u podatników rozpoczynających działalność limit ten ulega proporcjonalnemu obniżeniu.
Natomiast co do obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przez takiego podatnika to ustawa o VAT w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT przewiduje taką konieczność.
ISTOTNE:
Podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT (z wyjątkiem podatników wykonujących sprzedaż w całości zwolnioną przedmiotowo z VAT) są zobligowani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.
Chodzi tu o ewidencjonowanie dokonywanej sprzedaży po to, aby można było sprawdzić czy podatnik przekroczył lub nie przekroczył limit zwolnienia podmiotowego z VAT 200.000 zł.
Ewidencja sprzedaży u podatnika zwolnionego podmiotowo z VAT jest więc obowiązkowa. Niemniej w ustawie o VAT nie ma wymienionych elementów jakie powinna ona zawierać. Podstawowe elementy niezbędne do tego aby prawidłowo ustalić wystąpienie transakcji należy wyselekcjonować samodzielnie. Mogą to być np. takie dane jak:
- liczba porządkowa,
- data sprzedaży,
- dzienna wartość sprzedaży albo szczegółowo każda transakcja sprzedaży w danym dniu wraz z podsumowaniem dziennym wszystkich transakcji,
- wartość sprzedaży liczona za każdy miesiąc w sposób narastający od początku roku.
Warto zaznaczyć, iż ewidencja sprzedaży prowadzona przez podatnika zwolnionego podmiotowo z VAT może zawierać także i inne dodatkowe dane.
Najważniejsze aby w ogóle była prowadzona i w rzetelny sposób przedstawiała wszystkie transakcje objęte obowiązkiem ewidencji. Bowiem w nawiązaniu do art. 113 ust. 2 ustawy o VAT do limitu zwolnienia podmiotowego z VAT (200.000 zł) podatnik zwolniony podmiotowo z VAT nie wlicza wartości:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość,
- sprzedaży na odległość towarów importowanych,
- sprzedaży towarów lub usług zwolnionych przedmiotowo z VAT zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy o VAT (z uwzględnieniem wspomnianych wcześniej wyjątków),
- sprzedaży środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.
Zatem podatnik podmiotowo zwolniony z VAT nie powinien w prowadzonej ewidencji sprzedaży ujmować wartości wyżej wymienionych transakcji.
ISTOTNE:
Podatnicy (osoby fizyczne) zwolnieni podmiotowo z VAT i przedmiotowo z VAT, którzy prowadzą sprzedaż nie tylko zwolnioną przedmiotowo z VAT muszą prowadzić ewidencję sprzedaży i to niezależnie od formy opodatkowania. Niemniej jest jeden wyjątek.
Przedsiębiorcy, którzy stosują ewidencję PKPiR muszą obowiązkowo prowadzić ewidencję sprzedaży bowiem w PKPiR wystąpi sprzedaż, która nie będzie podlegać ujęciu w ewidencji sprzedaży i odwrotnie.
Ryczałtowcy mają pewną możliwość zwolnienia ale o tym w dalszej części publikacji.
ISTOTNE:
Ewidencja sprzedaży może być prowadzona w formie papierowej albo elektronicznej. Aktualnie nigdzie w ustawie o VAT nie jest ustalona forma jej prowadzenia.
Podatnik zwolniony z VAT nie prowadzi ewidencji sprzedaży
Niektórzy podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT mogą nie wiedzieć albo po prostu nie prowadzić ewidencji sprzedaży. Czy coś się stanie w takiej sytuacji?
Prawodawca w art. 109 ust. 2 ustawy o VAT wspomina, iż gdy podatnik zwolniony podmiotowo z VAT (niekiedy przedmiotowo), który ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży – nie prowadzi jej wcale albo prowadzi w sposób wadliwy a na podstawie dokumentacji nie jest możliwe ustalenie wartości sprzedaży, organ podatkowy określi, w drodze oszacowania, wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku należnego. Jeżeli nie można określić przedmiotu opodatkowania, kwotę podatku ustala się przy zastosowaniu stawki 23%.
ISTOTNE:
Organ podatkowy określi szacunkowo wartość sprzedaży opodatkowanej i ustali od niej kwotę podatku VAT należnego jeżeli podatnik zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży:
- nie prowadzi jej w ogóle,
- prowadzi ją wadliwie,
- na podstawie posiadanych przez podatnika dokumentów nie jest możliwe ustalenie wartości sprzedaży.
Jeżeli organ podatkowy nie jest w stanie określić przedmiotu opodatkowania podatkiem VAT wówczas kwotę podatku VAT ustala się przy zastosowaniu podstawowe stawki VAT wynoszącej 23%.
Zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przychodu przez podatnika zwolnionego z VAT
Przedsiębiorcy stosujący ryczałt jako formę opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej i będący podatnikami zwolnionymi z VAT mają pewną możliwość zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przychody ale na cele obliczenia ryczałtu.
Zgodnie bowiem z § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z 17.12.2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2414) podatnik zwolniony z VAT, który prowadzi ewidencję sprzedaży może zrezygnować z jej prowadzenia jeżeli:
- dane wykazane w tej ewidencji sprzedaży na cele VAT pozwolą na wyodrębnienie ze sprzedaży przychodów dla celów ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych;
- po zakończeniu każdego miesiąca, w terminie nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni – sporządzi zestawienie, w którym wykaże przychody na podstawie danych zawartych w tej ewidencji, według poszczególnych stawek ryczałtu, z uwzględnieniem różnic między sprzedażą na cele VAT a przychodem podlegającym opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym.