Znaczne grono podatników prowadzących działalność gospodarczą podejmuje decyzję o przeznaczeniu części środków obrotowych firmy na nabycie prezentów świątecznych dla kontrahentów.
Motywują poniesienie takiego wydatku przeróżnymi argumentami, a wśród nich przeważa argument zwiększenia, zabezpieczenia osiąganych zysków i utrzymanie dotychczasowych bądź zdobycie nowych współpracowników.
Zawartość wręczanych kontrahentom prezentów świątecznych jest bardzo różna. Oczywiście jeżeli mowa o alkoholu to taki prezent w większości przypadków nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodu. Co natomiast z pozostałymi prezentami dla kontrahentów? Od czego zależy, czy wydatki na prezenty dla kontrahentów będą stanowić koszty uzyskania przychodów?
Wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodu
Nie wszystkie wydatki poniesione na cele działalności gospodarczej podatnik może ująć w kosztach uzyskania przychodów.
Wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów obniżają podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 zwanej dalej ustawą o PDOF) poniesione wydatki będą stanowić koszty uzyskania przychodów jeżeli:
- pozostają w związku z osiąganymi przychodami z działalności gospodarczej,
- zostały poniesione na cele działalności i przez podatnika,
- nie zostały podatnikowi zwrócone w formie np. dotacji, subwencji lub innego zwrotu kosztów o podobnym charakterze,
- poniesione zostały w celu osiągania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów,
- zostały odpowiednio udokumentowane,
- nie zostały wyłączone przez ustawodawcę z kosztów uzyskania przychodów.
ISTOTNE:
Ustalenie czy dany wydatek będzie stanowił koszt uzyskania przychodów wymaga indywidualnego podejścia przez podatnika dokonującego danego wydatku.
Bowiem to podatnik prowadzący działalność i ponoszący dany wydatek jest odpowiedzialny za racjonalne uzasadnienie poniesienia tegoż wydatku.
Należy zaznaczyć, iż na mocy art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków o charakterze reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Jeżeli przekazane nieodpłatnie prezenty świąteczne dla kontrahentów zostaną przez fiskusa uznane za wydatki na reprezentację wówczas podatnik nie może ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli jednak podatnik udowodni, iż nie są to wydatki na reprezentację a o charakterze reklamowym wówczas możliwość ujęcia tych wydatków w kosztach podatkowych diametralnie ulega zmianie. Szczegóły w dalszej części publikacji.
Wydatki o charakterze reprezentacji skierowane są przede wszystkim do aktualnych albo nowych kontrahentów.
Celem poniesienia wydatków reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.
Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem poniesionych wydatków jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny i nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, niemniej kwalifikacja każdego przypadku musi być analizowana odrębnie i powinna być zależna od całokształtu okoliczności poniesienia takiego wydatku.
W tym miejscu warto odnieść się jeszcze do istotnego fragmentu wyroku NSA z dnia 17.06.2013 r. o sygn. sygn. II FSK 702/11 w której sąd stwierdza, że „(…) ” Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy w ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego kierować się w tym zakresie (brak definicji ustawowej oraz wnioski płynące z analizy zmiany poglądów na tle poszczególnych przypadków) również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą.
To, co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację, nie zostanie obecnie zaliczone do takiej kategorii ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej – uzyskiwanie przychodów podlegających opodatkowaniu.”.
Wydatki na prezenty świąteczne dla kontrahentów w kosztach uzyskania przychodu
Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą (zarówno podatnicy PIT jak i CIT), którzy decydują się na przekazanie prezentów świątecznych na rzecz kontrahentów mają spore wątpliwości czy te wydatki mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodów.
W pierwszej kolejności podatnik przekazujący prezenty musi zweryfikować czy wydatek spełnia wcześniej wspomniane warunki – cechy, jakie musi spełniać wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodów.
Najistotniejszym ale jakże szerokim aspektem w tym zakresie jest ustalenie, czy wydatki na prezenty świąteczne na rzecz kontrahentów mają charakter marketingowy i będą bez problemu utożsamiane z osiąganymi przychodami jak i celowością w działalności czy raczej przybiorą charakter reprezentacyjny i nie będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Tak więc widać wyraźnie, jak duże znaczenie ma weryfikacja poniesionego (wątpliwego) wydatku na gruncie obniżenia podatku dochodowego albo wręcz nie.
Trzeba też wspomnieć, iż niebagatelne znaczenie ma to co zawiera prezent dla kontrahentów. Jeżeli zawartość prezentów jest droga i pozostaje bez związku z prowadzoną przez przekazującego podatnika działalnością wówczas wydatki na takie prezenty mogą zostać zakwestionowane przez fiskusa, a więc uznane za wydatki na reprezentację.
Wydatkami na reprezentacje nie będą przykładowo wydatki na materiały, gadżety reklamowe, próbki towaru itp. drobne produkty zaopatrzone w logo firmy.
Oczywiście ostateczna ocena takich wydatków musi być poprzedzona indywidualną oceną podatnika przekazującego tego typu prezenty.
Jednym z ciekawszych przykładów wartych przytoczenia jest sytuacja w której przedsiębiorca zdecydował o przekazaniu paczek prezentowych dla swoich kontrahentów z logo firmy podatnika które stanowią towary należące do podatnika wśród których znajdują się długopisy, kalendarze, notesy, broszury, ulotki, kubki.
Podatnik wręcza prezenty dla kontrahentów tylko z okazji Świąt Bożego Narodzenia czyli okolicznościowo. Cel wręczenia prezentów to reklama, promocja marki podatnika (działania marketingowe), budowanie korzystnego statusu firmy, promowanie działalności firmy, rozszerzenie współpracy. Wszystko ma przełożyć się na przyrost przychodów z działalności podatnika.
Prezenty, upominki mają niewielką wartość (do 20 zł jak i nieco powyżej 20 zł netto) i będą przekazywane szerokiemu, bliżej nieokreślonemu gronu kontrahentów. Podatnik nie prowadzi ewidencji identyfikacji osób, którym wręczane są prezenty. Wydatki na prezenty finansowane są ze środków obrotowych podatnika. Prezenty przekazywane są kontrahentom nieodpłatnie.
Podatnik zadał fiskusowi pytanie – czy wydatki na powyższe prezenty może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Odpowiedź w powyższych okolicznościach była dla podatnika pozytywna.
W interpretacji indywidualnej z dnia 05.04.2023r. o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.103.2023.2.KW – Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odpowiedział podatnikowi, iż „(…) W przypadku prezentów o niewielkiej wartości (np. długopisy, kalendarze, notesy, broszury, ulotki, kubki) należy stwierdzić, że co do zasady, drobne gadżety nie mają charakteru reprezentacyjnego – ich obecność jest dziś bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się do budowy wizerunku firmy i to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania.
Innymi słowy, o ile wartość jednostkowa przedmiotowych prezentów jest niska oraz ich rozdysponowanie będzie miało miejsce na rzecz szerokiego grona odbiorców w różnych okolicznościach, to wydatki poniesione na ich zakup nie wypełniają definicji pojęcia „reprezentacji”. W konsekwencji nie mogą podlegać wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów.
Wydatki poniesione na nabycie drobnych gadżetów, które są rozdawane szerokiemu gronu kontrahentów Wnioskodawcy, nieodpłatnie oraz opatrzone są logo firmy Wnioskodawcy, stanowią wydatki reklamowe. W efekcie tego rodzaju wydatki mogą być w całości uznane za koszty uzyskania przychodów u Wnioskodawcy. (…)”.
Wydatki na prezenty świąteczne dla kontrahentów wyłączone z kosztów uzyskania przychodu
Drugim ciekawym przypadkiem jest okoliczność w której podatnik uznał, iż przekaże nieodpłatnie na rzecz swoich kontrahentów upominki (paczki) świąteczne o jednostkowej wartości od 0,30 zł do 300,00 zł. W skład tych upominków wchodzą m.in. notesy, kalendarze, długopisy z kryształkami, koszulki, teczki, portale, szale jedwabne, polary, komplety noży, inne małe przedmioty.
Niektóre rzeczy zawierają logo firmy a inne nie. Podatnik przekazuje upominki dla kontrahentów w celu promocji swojej marki jak i przedstawianej oferty. Te które nie posiadają loga firmy podatnik uznaje za upominki, których wręczenie nie ma na celu promowania jego marki jak i oferty. Wręczanie drobnych prezentów dla kontrahentów podatnik uznaje za wpisanie się firmy w aktualną kulturę funkcjonowania biznesu i nie wykraczają poza przyjęte w biznesie standardy wręczania prezentów o niewielkiej wartości.
Wydatki na prezenty dla kontrahentów zostały poniesione ze środków obrotowych podatnika.
Wydatki na prezenty dla kontrahentów, które ponosi podatnik są według niego:
- odrębną kategorią wydatków od wydatków na reklamę,
- poniesione w celu uzyskania przychodów i tym samym podatnik oczekuje na uzyskanie, zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodów z działalności,
- podkreśleniem znaczenia dotychczasowej współpracy z partnerami biznesowymi a co za tym idzie zwiększeniem zaangażowania we wspólnie realizowane projekty biznesowe,
- brakiem kreowania ponadstandardowego pozytywnego wizerunku marki,
- elementem szerszej strategii podtrzymywania dobrych kontaktów z dotychczasowymi partnerami handlowymi (inwestycji w stosunki handlowe),
- tradycyjnym i zwyczajowym charakterem obdarowywania, w szczególności, gdy jest on umotywowany ważną okolicznością (np. Świętami Bożego Narodzenia bądź jubileuszem działalności kontrahenta).
Wobec powyższego podatnik uznał, iż wydatki na prezenty dla kontrahentów mogą stanowić koszty uzyskania przychodów bowiem bezspornie przyczyniają się do zachowania, zwiększenia i zabezpieczenia przychodów i nie jednocześnie nie stanowią kosztów reprezentacji.
Podatnik jednak powziął wątpliwość w powyższym zakresie i postanowił zadać fiskusowi pytanie – czy wydatki na prezenty dla kontrahentów w powyższych okolicznościach mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów? Odpowiedź w tym wypadku była dla podatnika negatywna.
W interpretacji indywidualnej z dnia 24.03.2016r. o sygn. ILPB3/4510-1-18/16-2/JG – Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, iż „(…) W ocenie tut. Organu, wydatki na nabycie upominków, które nie mają na celu promowania Wnioskodawcy ani jej wyrobów, przeznaczone do określonej grupy podmiotów (kontrahenci, partnerzy handlowi, doradcy), wręczane w okolicznościach m.in. Świąt Bożego Narodzenia – wypełniają znamiona reprezentacji i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.
Ustosunkowując się natomiast do argumentacji Wnioskodawcy w kontekście powołanego przez Wnioskodawcę wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 czerwca 2013 r. sygn. II FSK 702/11, tut. Organ zgadza się z poglądem wyrażonym w tym orzeczeniu, że: „Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny”.
W konsekwencji, skoro Wnioskodawca wskazał, że wydatki na upominki wręczane partnerom biznesowym należy rozpatrywać w oderwaniu od przesłanek warunkujących uznanie ich za koszty reklamy, gdyż przekazywanie upominków dyktowane jest jedynie współczesną kulturą biznesową – to stwierdzić należy, że w analizowanej sprawie mamy do czynienia z reprezentacją. W ocenie Organu, działania Wnioskodawcy w ww. zakresie mają na celu przede wszystkim wykreowanie pozytywnego wizerunku Wnioskodawcy, a nie jak wskazał Wnioskodawca: „wypełnienie określonych standardów postępowania we współczesnej kulturze biznesowej i docenienie dobrej współpracy z Partnerami biznesowymi, co z kolei pozwala racjonalnie oczekiwać pozytywnego wpływu na całokształt tej współpracy i w konsekwencji zwiększenia przychodów w przyszłości bądź zachowania albo zabezpieczenia źródeł tych przychodów”.
Pomimo tego, że reprezentacja – poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy – pośrednio promuje podmiot gospodarczy – to koszty z nią związane w analizowanej sprawie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. (…)”.