Z początkiem 2025 roku do ustawy o VAT zaimplementowano regulacje unijne, których celem jest zwolnienie firm działających na małą skalę z obowiązku rejestrowania się do podatku VAT w kraju, w którym nie posiadają siedziby działalności gospodarczej (analogicznie jak w przypadku podmiotu krajowego korzystającego ze zwolnienia do wysokości 200 000 zł rocznie). Zagraniczny podatnik nie musi już opłacać podatku VAT w Polsce od pierwszej czynności, analogicznie jak w przypadku polskiego podatnika, który nie będzie zobligowany do opłacania VAT w innym kraju członkowskim UE. Jest to tzw. procedura SME – poniżej prezentujemy jej szczegółowe zasady oraz obowiązki formalne z nią związane.
Procedura SME – główne założenia
Głównym założeniem procedury SME jest zwolnienie z obowiązku opłacania podatku VAT w przypadku:
- podmiotu nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej w Polsce dokonującego w Polsce czynności opodatkowanych (art. 113a ustawy o VAT) lub,
- podmiotu polskiego zamierzającego wykonywać działalność gospodarczą w innym kraju członkowskim (art. 113b ustawy o VAT).
Omawiane uproszczenie obowiązuje wyłącznie na terytorium Unii Europejskiej i dedykowane jest podmiotom małym, działającym na niewielką skalę, u których łączny obrót w UE nie przekracza w poprzednim i bieżącym roku podatkowym kwoty 100 000 euro.
Aby skorzystać z procedury SME konieczna jest rejestracja i uzyskanie stosownego identyfikatora podatkowego. Obowiązki formalne rozpatrzymy z perspektywy polskiego przedsiębiorcy zamierzającego prowadzić działalność gospodarczą na terenie innego kraju UE oraz podatnika z innego kraju UE nieposiadającego działalności gospodarczej w Polsce.
Rejestracja do procedury SME przez polskiego przedsiębiorcę – art. 113b
Polski podatnik może skorzystać ze zwolnienia w podatku VAT w innym kraju członkowskim UE pod warunkiem, że ten kraj wprowadził do swojego porządku prawnego analogiczne regulacje oraz jego obrót nie przekroczył w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 100 000 euro. Dodatkowo należy również spełnić warunki zwolnienia z VAT obowiązujące w danym kraju UE, w którym polski podatnik zamierza świadczyć usługi lub dokonywać dostaw towarów.
Jeżeli wyżej wskazane warunki są spełnione, wówczas można przejść do kroków formalnych. Należy złożyć tzw. uprzednie powiadomienie do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście o zamiarze skorzystania ze zwolnienia z VAT w innym państwie członkowskim UE. Uprzednie powiadomienie składa się wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem konta w e-urząd skarbowy.
W odpowiedzi (w terminie do 35 dni roboczych) organ informuje podatnika o nadaniu indywidualnego numeru identyfikacyjnego poprzedzonego kodem PL i zawierającego kod EX (numer identyfikacyjny na potrzeby procedury SME) pod warunkiem spełnienia krajowych warunków formalnych oraz tych ustanowionych przez państwo członkowskie, w którym podatnik zamierza korzystać ze zwolnienia.
Przedsiębiorca korzystający z procedury SME składa kwartalne informacje w terminie miesiąca od końca kwartału, przy czym termin ten upływa również, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy. Informacje zawierają dane o wysokości obrotów osiągniętych w poszczególnych krajach członkowskich, w tym w Polsce.
Podmioty krajowe, które do tej pory korzystały ze zwolnienia w VAT i nie widniały do tej pory na „białej liście”, przed zgłoszeniem do procedury SME będą zobligowane do złożenia zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R i uzyskania statusu podatnika VAT zwolnionego.
Rejestracja do procedury SME w Polsce przez podmiot zagraniczny – art. 113a
Podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej w innym niż Polska państwie członkowskim UE może zarejestrować się do procedury SME w Polsce. Analogicznie należy spełnić warunki, czyli warunek podstawowy w postaci obrotów niższych niż 100 000 euro. Dodatkowo należy spełniać przesłanki do zwolnienia z VAT na terytorium Polski takie same jak dla innych podatników zwolnionych tj.:
- obrót nieprzekraczający 200 000 zł rocznie,
- nie świadczenie usług i nie dokonywanie dostaw towarów wymienionych w art. 113 ust. 13 (m.in. dostawa części samochodowych, świadczenie usług prawnych, doradczych).
Analogicznie należy również dokonać czynności rejestracyjnych, tj. powiadomić państwo członkowskie siedziby o zamiarze skorzystania z procedury SME w celu uzyskania numeru EX. Za weryfikację podmiotów zagranicznych w tym zakresie odpowiedzialny jest Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Śródmieście.
Należy podkreślić, że na „białej liście” znajdą się tylko podmioty zwolnione, które posiadają status podatnika VAT-UE. Pozostałe podmioty nie będą widoczne w żadnych krajowych rejestrach co z pewnością utrudni ich weryfikację podczas transakcji handlowych i utrudni realizację obowiązków na gruncie prawa podatkowego (np. w zakresie obowiązku zastosowania odwrotnego obciążenia).
Zagraniczny podatnik będzie zobligowany do prowadzenia ewidencji sprzedaży m.in. w celu weryfikacji obrotów w kontekście limitu 200 000 zł.
Utrata prawa lub rezygnacja z procedury SME
Zarówno polski podmiot, jak i ten z siedzibą w innym kraju UE może utracić prawo lub dobrowolnie zrezygnować z procedury SME.
Utrata prawa wiąże się z przekroczeniem obrotu 100 000 euro we wszystkich krajach UE lub limitu zwolnienia przewidzianego przez dany kraj członkowski. Dla przykładu, jeśli podmiot niemiecki zarejestruje się w Polsce jako podatnik VAT zwolniony i uzyska w Polsce obrót w wysokości 210 000 zł będzie zobligowany do zarejestrowania się jako podatnik VAT czynny.
W przypadku rezygnacji przedsiębiorca informuje państwo członkowskie, na terytorium którego posiada siedzibę działalności gospodarczej, o rezygnacji ze zwolnienia na terytorium kraju. Rezygnacja jest skuteczna od:
- pierwszego miesiąca kwartału następującego po kwartale, w którym podatnik poinformował o tej rezygnacji – w przypadku gdy poinformowanie nastąpiło w pierwszym albo drugim miesiącu kwartału,
- drugiego miesiąca kwartału następującego po kwartale, w którym podatnik poinformował o tej rezygnacji – w przypadku gdy poinformowanie nastąpiło w ostatnim miesiącu kwartału.
Przeliczenia na złote wartości wyrażonych w walutach obcych na potrzeby określenia wartości sprzedaży na potrzeby procedury SME dokonuje się według kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny w pierwszym dniu roku, a w przypadku gdy w tym dniu kurs wymiany nie został opublikowany – według kursu wymiany z następnego dnia, w którym został opublikowany.
Autor: Łukasz Kluczyński