Środki trwałe w firmie będące samochodami osobowymi to składnik majątku występujący dziś niemal w każdej działalności. Poza tym istnieje tez grupa podatników używająca w firmie samochód prywatny, niewprowadzony, jako środek trwały do działalności. Dla jednych i drugich Resort Finansów przygotował w 2019r. szereg zmian w zakresie rozliczania kosztów użytkowania samochodów osobowych w działalności. Jaki będzie skutek tych zmiany i czego mogą oczekiwać podatnicy? Odpowiedzi na te i inne wątpliwości podatników znalazły się w poniższej publikacji.
Zmiany wysokości kosztów firmowych tylko wobec osobówek
Dla przypomnienia z pierwszej części zmiany wprowadzone od stycznia 2019r. w rozliczeniu kosztów eksploatacji pojazdów samochodowych dotyczą wyłącznie samochodów osobowych użytkowanych w firmie.
Forma użytkowania może przybrać postać:
- dzierżawy, leasingu, najmu lub umowy o podobnej formie,
- wpisu do ewidencji środków trwałych,
- umowy użyczenia,
- użytku prywatnego bez wpisu do ewidencji środków trwałych.
Nowy limit 150.000zł oraz 225.000zł gdzie znajdzie zastosowanie?
Podwyższone od 2019r. limity 150.000zł dla samochodów osobowych i 225.000zł dla osobówek elektrycznych oprócz omówionego w poprzedniej części leasingu dotyczą także:
- ubezpieczeń liczonych od wartości samochodu (AC, GAP, pakietowe) – podatnik weźmie pod uwagę wartość pojazdu przyjętą na cele ubezpieczenia,
- sumy odpisów amortyzacyjnych możliwych do ujęcia, jako koszt firmowy – podatnik weźmie pod uwagę wartość z faktury netto (pełne odliczenie VAT – użytek firmowy) albo netto + 50% VAT (50% odliczenia VAT – użytek mieszany) powiększoną o ewentualne opłaty dokonane do dnia przyjęcia samochodu do używania w firmie (wartość początkowa).
Zastosowanie limitu 150.000zł w odniesieniu do polisy ubezpieczeniowej (poza OC) będzie oznaczało, że wydatek poniesiony na daną polisę dotyczącą samochodu osobowego o wartości dla celów ubezpieczenia (wynikającej z polisy) wynoszącej np. 160.000zł będzie mogła być ujęta w kosztach firmy w wysokości, jaka wyjdzie po pomnożeniu obliczonego współczynnika przez kwotę polisy przypadającą na dany rok.
Z kolei współczynnik proporcji należy obliczyć, jako:
- kwota limitu 150.000zł / wartość pojazdu przyjęta dla celów ubezpieczenia.
Uzyskana kwota będzie stanowić wydatek firmowy.
Obliczając natomiast sumę odpisów amortyzacyjnych dotyczących samochodu osobowego (środek trwały), stanowiących koszt firmowy podatnik ustali ją, jako stosunek:
- kwoty limitu 150.000zł / wartość początkową pojazdu (ustaloną dla celów wprowadzenia samochodu do ewidencji środków trwałych) – uzyskany w ten sposób współczynnik należy pomnożyć przez (lub roczny) miesięczny odpis amortyzacyjny i wówczas podatnik otrzyma koszt podatkowy.
Należy jednak podkreślić, że czynni podatnicy VAT określając wartość początkową samochodu osobowego (przyrównywaną do kwoty limitu 150.000zł) muszą doliczyć także podatek VAT wynikający z faktury lub umowy, który nie podlega odliczeniu (podatnik użytkuje samochód osobowy w sposób mieszany).
Podatnicy zwolnieni z VAT do kwoty limitu 150.000zł przyrównują wartość początkową samochodu osobowego ustaloną, jako wartość brutto wynikającą z faktury lub umowy.
Przykład 1
Czynny podatnik VAT zakupił na podstawie faktury VAT używany samochód osobowy o wartości 155.000zł netto, VAT 35.650zł, 190.650zł brutto, który będzie używany w firmie jak i prywatnie. Ponadto podatnik nabył polisę OC i AC w kwocie przypadającej na 2019r. odpowiednio 3.000zł oraz 6.500zł.
Podatnik obliczył wartość pojazdu dla celów ustalenia amortyzacji stanowiącej koszt firmowy:
155.000zł netto + 17.825zł (50% VAT) = 172.825zł.
Następnie ustalił wskaźnik proporcji przyrównujący wartość początkową samochodu do wartości limitu 150.000zł:
150.000zł / 172.825zł = 86,79%
Teraz podatnik ustala koszty firmowe stanowiące koszt uzyskania przychodów dla ubezpieczenia i amortyzacji:
– koszt polisy OC podatnik zaksięguje w pełnej wysokości 3.000zł,
– koszt polisy AC podatnik zaksięguje w kwocie 6.500zł x 86,79% = 5.641,35zł,
– miesięczny odpis amortyzacyjny w kwocie 2.499,91zł
(20% roczny odpis – 34.565zł)
34.565zł x 86,79% = 29.999zł
29.999zł / 12 miesięcy = 2.499,91zł – miesięczny odpis amortyzacyjny będący kosztem podatkowym
Kiedy podatnik ujmie pełną wartość kosztów eksploatacji samochodów firmowych
W przypadku samochodów osobowych stanowiących środki trwałe w firmie a więc nabytych na podstawie faktury lub umowy albo wprowadzonych oświadczeniem do firmy, czynny podatnik VAT będzie mógł ująć pełną wartość wydatków z faktur za koszty eksploatacyjne, jeżeli zgłosi dany samochód do urzędu skarbowego, jako podlegającego pełnemu odliczeniu VAT a dodatkowo zaprowadzi ewidencję przebiegu kilometrów VAT. Oczywiście użytek takiego samochodu może być jedynie firmowy.
Podatnik zwolniony z VAT jak się okazuje będzie mógł zaliczyć 100% kosztów eksploatacyjnych z faktur w swoich księgach podatkowych, jeżeli zaprowadzi ewidencję przebiegu kilometrów VAT oraz będzie użytkował dany samochód tylko na cele prowadzonej działalności.
Bez użytkowania wyłącznie firmowego pozostaje 75% kosztów eksploatacyjnych
Zarówno czynny jak i zwolniony podatnik VAT może zaliczyć w koszty firmowe jedynie 75% wydatków eksploatacyjnych wynikających z faktur je dokumentujących, jeżeli używa samochód osobowy stanowiący środek trwały w firmie zarówno do celów prywatnych jak i firmowych.
Jednakże koszt stanowiący koszt uzyskania przychodu podatnicy ustalają odmiennie, tzn.:
- czynny podatnik VAT – (kwota netto z faktury + 50% nieodliczonego podatku VAT) x 75%,
- zwolniony podatnik VAT – kwota brutto z faktury x 75%
Samochody prywatne już bez kilometrówki
Od 2019r. podatnicy używający samochody prywatne w firmie (niewprowadzone do ewidencji środków trwałych) nie muszą już prowadzić kilometrówki na potrzeby ujęcia kosztów użytkowania takiego samochodu osobowego w firmie.
Jednakże mogą ująć zaledwie 20% takiego kosztu z faktury dokumentującej taki wydatek w taki sposób, że:
- czynny podatnik VAT – (kwota netto z faktury + 50% nieodliczonego podatku VAT) x 20%,
- zwolniony podatnik VAT – kwota brutto z faktury x 20%
20% limitu dotyczy niestety także polis prywatnych samochodów osobowych.
Przykład 2
Zwolniony podatnik VAT posiada prywatny samochód osobowy, który nie stanowi środa trwałego w firmie. Podatnik w miesiącu 04/2019r. poniósł następujące koszty:
- faktura za paliwo – 200zł brutto,
- faktura za naprawę auta – 700zł brutto,
- faktura za myjnie – 30zł brutto,
- koszt polisy OC (przypadającej na 2019r.) – 400zł
Podatnik w koszty firmowe w miesiącu 04/2019r. zaksięguje:
- faktura za paliwo – 200zł brutto x 20% = 40zł,
- faktura za naprawę auta – 700zł brutto x 20% = 140zł,
- faktura za myjnie – 30zł brutto x 20% = 6zł,
- polisa OC – 400zł x 20% = 80zł
Przykład 3
Czynny podatnik VAT posiada prywatny samochód osobowy, który nie stanowi środa trwałego w firmie. Podatnik w miesiącu 04/2019r. poniósł następujące koszty:
- faktura za paliwo – 300zł netto, 69zł VAT,
- koszt polisy OC (przypadającej na 2019r.) – 600zł
Podatnik w koszty firmowe w miesiącu 04/2019r. zaksięguje:
- faktura za paliwo – (300zł + 50% x 69zł) x 20% = 66,90zł,
polisa OC – 600zł x 20% = 120zł