Błędy przy ustaleniu wartości początkowej środka trwałego to nierzadki problem podatników, którzy nabywają lub wytwarzają środki trwałe.
Innym rodzajem błędów może być wybór nieprawidłowej stawki amortyzacyjnej czy samej metody amortyzacyjnej.
Niekiedy zamiast rozpoczęcia amortyzacji podatnik błędnie ujmuje w koszt wartość wykupionego pojazdu samochodowego.
Rodzaje błędów związanych z odpisami amortyzacyjnymi jest dość spora. Jak poradzić sobie z korektą odpisów amortyzacyjnych?
Jakie składniki majątku użytkowane w działalności gospodarczej stanowią środki trwałe
Środki trwałe to kategoria składników majątku używanych w działalności gospodarczej. Kwalifikacja składnika majątku jako środka trwałego nie dotyczy użytku prywatnego. Należy zaznaczyć, iż w działalności mogą być użytkowane tzw. środki trwałe własne czyli takie, które zostały zakupione do działalności, wytworzone przez podatnika we własnym zakresie lub nabyte w inny sposób (darowizna, spadek, aport, pozostałe).
Co ważne środkiem trwałym będą też składniki majątku używane w działalności na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu, użyczenia lub umowy o podobnym charakterze. W takiej sytuacji podatnik używający w ten sposób tych składników majątku ma do czynienia ze środkami trwałymi obcymi.
Pamiętając o art. 22a ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 zwanej dalej ustawą o PIT) składnik majątku będący środkiem trwałym posiada określone cechy:
- został nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,
- jest on kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
- stanowi własność lub współwłasność podatnika,
- przewidywany okres jego używania jest dłuższy niż 12 miesięcy,
- jest wykorzystywany przez podatnika na cele działalności gospodarczej (bez użytku prywatnego – wyjątek: niektóre pojazdy samochodowe o DMC do 3,5 ton),
- jest oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, umowy leasingu czy umowy użyczenia.
Przykładami składników majątku będących środkami trwałymi są m.in. pojazdy samochodowe, nieruchomości, maszyny przemysłowe, koparki, komputery, telefony, ksera, drukarki, zestawy mebli i wiele innych.
Na potrzeby ujmowania w kosztach uzyskania przychodów wartości nabycia środków trwałych ustawodawca rozgraniczył środki trwałe w podziale na te:
- do wartości początkowej 10.000 zł,
- powyżej wartości początkowej 10.000 zł.
Wartość początkowa środka trwałego decyduje o tym z jakich metod amortyzacji podatnik będzie mógł skorzystać.
| Główne metody amortyzacji w zależności od wartości początkowej środków trwałych | |||
| Środki trwałe | Bezpośrednie ujęcie w kosztach w pełnej wartości | Jednorazowa amortyzacja | Amortyzacja w czasie |
| Wartość początkowa do 10.000 zł | TAK | TAK | TAK |
| Wartość początkowa powyżej 10.000 zł | NIE | TAK | TAK |
Podatnik który nabędzie środek trwały do działalności gospodarczej tzw. środek trwały własny wówczas ma prawo go amortyzować a więc ująć w kosztach uzyskania przychodów w postaci amortyzacji.
Środki trwałe obce najczęściej ma prawo amortyzować podatnik, który oddaje dany składnik majątku w użytkowanie. Wyjątkiem jest leasing finansowy niemniej to zagadnienie będzie przedmiotem odrębnej publikacji.
ISTOTNE:
Jednorazowa amortyzacja to ujęcie w ewidencji środków trwałych tego zdarzenia a jednocześnie zaksięgowanie pełnej wartości początkowej danego środka trwałego.
Bezpośrednie ujęcie w kosztach firmy wartości początkowej środka trwałego to ujęcie w kosztach uzyskania przychodu pełnej wartości nabycia składnika majątku bez wpisywania go do ewidencji środków trwałych.
Amortyzacja w czasie oznacza ujmowanie w kosztach odpisów amortyzacyjnych – miesięcznych, kwartalnych, półrocznych, raz na rok albo w innym układzie.
Odpisy amortyzacyjne (ich wysokość) ustalane są od wartości początkowej środka trwałego zgodnie ze stawką amortyzacyjną właściwą dla danego środka trwałego wynikającą z Klasyfikacji Środków Trwałych.
Korekta odpisów amortyzacyjnych
Niejeden raz mają miejsce przypadki w których podatnik popełni błąd przy ustalaniu odpisów amortyzacyjnych.
Mogą one być za wysokie albo za niskie. Źródłem tych błędów jest najczęściej nieprawidłowe ustalenie wartości początkowej przez nabywcę albo na skutek błędnej wartości środka trwałego ustalonej jeszcze przez sprzedawcę np. na fakturze.
Niekiedy ujęte są po prostu omyłkowo odpisy amortyzacyjne (albo wręcz jeden odpis) w niskiej albo w zbyt wysokiej wartości.
Jeszcze innym typem błędu jest zastosowanie nieprawidłowej metody amortyzacji albo wybór niewłaściwej stawki amortyzacji dla danego środka trwałego.
Co wtedy?
Ustawodawca nie wprowadził szczególnych zasad korekt dla poprawy wysokości odpisów amortyzacyjnych.
Zgodnie z art. 22 ust. 7c ustawy o PIT jeżeli korekta kosztu uzyskania przychodów, w tym odpisu amortyzacyjnego, nie jest spowodowana błędem rachunkowym lub inną oczywistą omyłką, korekty dokonuje się poprzez zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów poniesionych w okresie rozliczeniowym, w którym została otrzymana faktura korygująca lub, w przypadku braku faktury, inny dokument potwierdzający przyczyny korekty.
ISTOTNE:
Jeżeli przyczyna korekty kosztu uzyskania przychodu:
- jest inna niż błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka wówczas korekty kosztu podatnik dokonuje na bieżąco a więc w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał fakturę korygującą albo dysponuje innym dokumentem potwierdzającym przyczynę korekty,
- to błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka wówczas korekty kosztu podatnik dokonuje w okresie ujęcia kosztu a więc cofając się do okresu w którym zaksięgowano koszt.
Korekty odpisów amortyzacyjnych podatnik dokona za pomocą dokumentu – dowód wewnętrzny.
Warto na moment się zatrzymać i dokonać próby rozpoznania czym jest oczywista omyłka czy błąd rachunkowy. W interpretacji indywidualnej z dnia 26.01.2023r. o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.225.2022.4.MR1 Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził: „(…) Odnosząc się do powyższych przepisów należy wskazać, że w przypadku korekty kosztu, która jest spowodowana błędem rachunkowym lub oczywistą omyłką, korekta kosztu powinna być dokonywana ze skutkiem wstecznym. Podkreślenia wymaga fakt, iż pojęcia te nie zostały zdefiniowane przez ustawę, a zatem w celu ich wyjaśnienia należy się odnieść do ich znaczenia potoczonego.
I tak, błędem rachunkowym jest sytuacja, gdy koszt został niewłaściwie ujęty w księgach ze względu na błąd w toku wykonywania operacji (np. wprowadzenie do ksiąg rachunkowych nieprawidłowych kwot, zastosowanie wadliwego kursu waluty obcej przy przeliczaniu wartości przychodu na złote, błędna klasyfikacja danego zdarzenia).
Natomiast za omyłkę należy uznać inny oczywisty błąd, który nie jest jednocześnie błędem rachunkowym. Takim błędem będzie np. zastosowanie błędnych cen (np. cen innych towarów oferowanych przez podatnika, me zaś cen towarów faktycznie dostarczonych). Okoliczność taka musi mieć charakter pierwotny, tj. istnieć już w momencie wystawiania pierwotnego dokumentu.
Stosownie do powyższego należy uznać, że w przypadku, gdy został popełniony błąd w zakresie ujęcia odpisu amortyzacyjnego, który z kolei wynika z błędnego ujęcia wartości początkowej środka trwałego, konieczne jest dokonanie odpowiedniej korekty wartości początkowej środka trwałego, która pozwoli na eliminację omyłki i tym samym poprawne ujęcie kosztu podatkowego w formie odpisu amortyzacyjnego.
Tym samym, jeżeli określony składnik majątku stanowiący część innego środka trwałego został omyłkowo zakwalifikowany jako środek trwały, albo też środek trwały został omyłkowo zakwalifikowany jako część innego środka trwałego (i tym samym wartość tego drugiego środka trwałego została błędnie określona), możliwe i konieczne powinno być dokonanie korekty sprowadzającej się do właściwego ujęcia poszczególnych środków trwałych w ewidencji wraz z odpowiednim skorygowaniem odpish2ów amortyzacyjnych ze skutkiem wstecznym. (…).”
Przykład 1
Przedsiębiorca – czynny podatnik VAT zakupił dnia 24.02.2024r. 6-letni samochód osobowy i otrzymał na tę okoliczność fakturę na sumę 37.000 zł netto.
Powyższy samochód wprowadził do ewidencji środków trwałych w wartości 41.255 zł (netto + 50% VAT). Samochód będzie używany w działalności i prywatnie a więc w sposób mieszany.
W lipcu 2024r. przedsiębiorca dowiedział się od sprzedawcy, że faktura za samochód była za niska. Wartość samochodu powinna wynosić 39.000 zł netto. Na tę okoliczność sprzedawca wystawił fakturę korygującą.
Przedsiębiorca – nabywca będzie miał obowiązek skorygować (zwiększyć) wartość początkową samochodu jak i zwiększyć wszystkie odpisy amortyzacyjne od początku rozpoczęcia amortyzacji (za każdy miesiąc w którym ujęto w koszty odpis amortyzacyjny) a zatem wstecznie.
To spowoduje obliczenie na nowo zaliczek na podatek dochodowy za okres od marca 2024r. do lipca 2024r.
Przykład 2
Przedsiębiorca – podatnik zwolniony z VAT zakupił dnia 19.03.2024r. koparkę i otrzymał na tę okoliczność fakturę na sumę 87.000 zł brutto.
Koparka została wprowadzona do ewidencji środków trwałych według wartości początkowej 87.000 zł brutto.
Przedsiębiorca nie skorzystał z jednorazowej amortyzacji bowiem chciał rozłożyć koszty zakupu koparki w czasie. Skorzystał więc z amortyzacji w czasie.
Niemniej błędnie sklasyfikował (wybrał błędny numer KŚT dla koparki) nabytą koparkę co spowodowało zastosowanie nieprawidłowej stawki amortyzacji – 40% zamiast 20%.
W takiej sytuacji przedsiębiorca – nabywca będzie miał obowiązek skorygować (zmniejszyć) wszystkie odpisy amortyzacyjne od początku rozpoczęcia amortyzacji (za każdy miesiąc w którym ujęto w koszty odpis amortyzacyjny) a zatem wstecznie.
To spowoduje obliczenie na nowo zaliczek na podatek dochodowy za okres od marca 2024r. do lipca 2024r.
Warto na koniec dodać, iż gdy w powyższych przypadkach początek amortyzacji miał miejsce w latach ubiegłych to podatnik musiałby złożyć także korekty zeznań rocznych z ubiegłych lat i skorygować koszty uzyskania przychodu.
Zmniejszenie kosztów na skutek zbyt wysokich pierwotnie odpisów amortyzacyjnych może spowodować powstanie zaległości podatkowej w postaci zaległych (większych) zaliczek na podatek dochodowy oraz zaległości w rocznym podatku dochodowym.
W odwrotnej sytuacji może dojść do powstania nadpłaty w odniesieniu do już zapłaconych zaliczek na podatek dochodowy i w konsekwencji rocznego podatku dochodowego.