Praca za granicą to częsta praktyka także wśród tzw. jednoosobowych przedsiębiorców. Wielu z nich zapomina o istotnej kwestii związanej z ustaleniem właściwego ustawodawstwa na gruncie zabezpieczenia społecznego (ZUS). Mówiąc prościej, wykonując działalność poza RP, przedsiębiorca może zostać zobligowany przez zagraniczne jurysdykcje do opłacania składek w miejscu świadczenia pracy. Uniknąć tego istotnie ważnego problemu, pozwala pozyskanie zaświadczenia A1. Czym jest zaświadczenie A1 oraz jakie są tryby jego wydawania opisujemy poniżej.
Czym jest zaświadczenie A1? Konsekwencje braku zaświadczenia
Zaświadczenie A1 jest dokumentem potwierdzającym właściwe ustawodawstwo na gruncie zabezpieczenia społecznego. Inaczej rzecz ujmując potwierdza, że polski przedsiębiorca podlega pod polski ZUS i jest obowiązany do opłacania składek tylko i wyłącznie w Polsce bez względu na to w jakim kraju wykonuje pracę. Zaświadczenie A1 nie dotyczy wyłącznie przedsiębiorców, ponieważ ma zastosowanie także dla pracowników oraz zleceniobiorców. Przepisy dot. zaświadczeń A1 obowiązują na terenie Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii.
Bez zaświadczenia A1 praca za granicą może być niemożliwa, ponieważ jest ono bardzo często weryfikowane przez zagraniczne służby. Praca w dużych przedsiębiorstwach w wielu przypadkach wymaga rejestracji w zagranicznych systemach elektronicznych. Przykładem takiego systemu jest belgijska Limosa, gdzie legalna praca w tym kraju wymaga po pierwsze pozyskania zaświadczenia A1, a następnie rejestracji w tym systemie.
Nawet w przypadku, gdy zaistnieje możliwość pracy poza Polską bez zaświadczenia A1, przedsiębiorca naraża się na dotkliwe sankcje finansowe, a w skrajnym przypadku zagraniczna jurysdykcja może uznać, iż podlega on pod system zabezpieczenia społecznego danego kraju. Zrodziłoby to obowiązek opłacania zagranicznych składek ubezpieczeniowych, które mogą być wielokrotnie wyższe niż polskie (szczególnie w okresie korzystania z ulgi na start, ZUSu preferencyjnego, czy małego ZUS plus). Jeszcze jedną niezwykle ważną konsekwencją braku zaświadczenia A1 jest brak możliwości korzystania z Karty EKUZ, co wiąże się z koniecznością poniesienia ewentualnych kosztów leczenia za granicą. Przedsiębiorca, który zamierza podjąć ryzyko pracy za granicą bez A1, powinien przynajmniej zakupić dodatkowe ubezpieczenie medyczne.
Dwa tryby wydawania zaświadczeń A1 uzależnione od rodzaju wykonywanej pracy
Jak wskazano powyżej posiadanie zaświadczenia A1 jest niezwykle ważnie, jednak równie istotne jest przemyślenie i dokonanie właściwego wyboru w przedmiocie ścieżki pozyskania A1. Decydując się na pracę za granicą oraz A1 należy spełnić warunki, które umożliwią poświadczenie właściwego ustawodawstwa. Niespełnienie ich uniemożliwi pozyskanie A1 lub jego anulowanie/skrócenie ze wszystkimi tego konsekwencjami.
Tryby pozyskania zaświadczeń A1 wyróżnić możemy dwa:
- pierwszy, gdzie przedsiębiorca pracuje tylko w jednym kraju np. w Belgii,
- drugi, w którym przedsiębiorca wykonuję pracę naprzemiennie na terenie dwóch lub więcej krajów np. w Polsce i w Belgii.
Wady i zalety obu rozwiązań prezentujemy w dalszej części niniejszego wpisu. Z uwagi na fakt, że zasady ustalania właściwego ustawodawstwa opisane są w aktach prawa unijnego, ZUS wydał obszerny poradnik „Jak otrzymać zaświadczenie A1”, dostępny na stronie internetowej www.zus.pl. Poradnik nie stanowi źródła prawa, aczkolwiek stosowany jest przez ZUS, a nawet posiłkują się nim sądy administracyjne i stanowi zbiór niezbędnych zasad, które pomogą zrozumieć istotę A1 oraz pomóc pozyskać zaświadczenie. Wnioski o zaświadczenia A1 można składać wyłącznie za pośrednictwem platformy eZUS (wcześniej PUE ZUS). Zaświadczenia A1 również wydawane są wyłącznie w formie elektronicznej.
Wariant nr 1 pozyskania zaświadczenia A1 – praca tylko w jednym kraju
Przedsiębiorca, który zamierza wykonywać pracę wyłącznie w jednym państwie, np. w Belgii powinien złożyć wniosek US-1 o wydanie zaświadczenia A1 w związku z czasowym przeniesieniem działalności na własny rachunek na terytorium innego państwa członkowskiego. Zgodnie z poradnikiem ZUS, otrzymanie zaświadczenia A1 w tym trybie możliwe jest, gdy spełnione są następujące warunki:
- należy wykazać „normalne” wykonywanie działalności jako osoba, która pracuje na własny rachunek w Polsce (oznacza to, że znaczna część działalności musi być prowadzona w Polsce) – aby to potwierdzić ZUS sprawdza m.in. okres i rodzaj działalności faktycznie prowadzonej w Polsce. ZUS z reguły nie zadaje dodatkowych pytań w tym zakresie. Prawdopodobnie weryfikowany jest wpis w CEiDG oraz inne rejestry,
- należy wykazać, że w innym państwie członkowskim będzie wykonywana podobna działalność (przesądza o tym rzeczywisty charakter działalności, jaką zamierza tam wykonywać przedsiębiorca). Ten warunek można udowodnić załączając do wniosku np. umowę o wykonanie robót budowlanych,
- podczas wykonywania pracy za granicą, w Polsce należy zachować infrastrukturę, która umożliwi dalsze prowadzenie działalności po zakończeniu pracy za granicą. Na tym gruncie ZUS z reguły nie dokonuje dodatkowych weryfikacji.
- należy wykazać prowadzenie działalności w Polsce co najmniej dwa miesiące przed rozpoczęciem wykonywania działalności za granicą. Należy spełnić ten warunek przed każdym kolejnym rozpoczęciem wykonywania działalności za granicą. Tutaj niezbędne jest przedstawienie umów/faktur, które dokumentują co najmniej dwumiesięczny okres wykonywania podobniej pracy w Polsce.
W tym trybie można wykonywać pracę poza Polską przez maksymalnie 24 miesiące. Po zakończeniu tego okresu konieczne jest ponowne udokumentowanie podobniej pracy w Polsce.
Wariant nr 2 pozyskania zaświadczenia A1 – praca w co najmniej dwóch krajach
Drugi tryb pozyskania zaświadczenia A1 jest nieco bardziej skomplikowany, aczkolwiek nie wymaga dokumentowania dwumiesięcznego okresu wykonywania podobniej pracy w Polsce przed wnioskowaniem o zaświadczenie A1. Stanowi to ułatwienie dla osób, które dopiero założyły działalność gospodarczą lub wyczerpały 24-miesięczny okres czasowego przeniesienia działalności do innego kraju i nie mogą sobie pozwolić na co najmniej dwumiesięczną przerwę. W celu uzyskania tego rodzaju zaświadczenia A1 należy złożyć wniosek US-2 oraz informację o miejscu zamieszkania US-55.
Aby uzyskać zaświadczenie A1 poświadczające polskie ustawodawstwo dla pracy w co najmniej dwóch krajach, należy udowodnić, że znaczna część pracy wykonywana jest w miejscu zamieszkania tj. w Polsce. W rozumieniu poradnika ZUS kryterium to jest spełnione, jeżeli proporcja wykonywanej działalności w Polsce wynosi co najmniej 25%. Oceniane jest to przez pryzmat obrotu (przychodu), czasu pracy i liczby świadczonych usług. Jeżeli choć jeden z tych czynników ma charakter marginalny (mniejszy niż 5%), przyjmuje się, że praca w danym kraju jest marginalna a tym samym kraj ten nie może być właściwy dla ustalenia systemu zabezpieczenia społecznego. Nie spełnienie kryterium znacznego wykonywania działalności w danym kraju pod kątem powyższych czynników, pozwala wziąć pod uwagę jeszcze kryterium w postaci „centrum zainteresowania” dla danej działalności np. przez miejsce, w którym znajduje się stałe miejsce prowadzenia działalności oraz kryterium w postaci „ośrodka interesów życiowych”.
Spełnienie powyższych kryteriów bada się przez okres 12 miesięcy. Co istotne, jeżeli przedsiębiorca wystąpi o pierwszą A1 w tym trybie, to z reguły bez problemu uzyska zaświadczenie. Dopiero zazwyczaj przy kolejnym wniosku o A1 ZUS zweryfikuje wstecznie, czy został spełniony m.in. warunek znacznego prowadzenia działalności w Polsce. Brak spełnienia opisanych powyżej przesłanek może doprowadzić do anulowania wcześniejszego zaświadczenia A1 oraz braku możliwości uzyskania kolejnego.
W tym miejscu odsyłamy ponownie do poradnika ZUS, gdzie przedstawiono bardziej szczegółowo warunki wnioskowania o zaświadczenie A1 dla pracy wykonywanej w co najmniej dwóch krajach.